Activa y configura wolkvox BI y aprovecha al máximo los datos para la toma de decisiones oportunas y efectivas. Interpreta el desempeño y los indicadores clave de tus operaciones y agentes, para optimizar los procesos de atención y la experiencia de tus clientes.
¿Qué es wolkvox BI? #
wolkvox BI es un producto de la suite de wolkvox con la que puede aprovechar al máximo los datos de las operaciones que gestiona desde nuestra plataforma de contact center y de esta forma simplificar la toma de decisiones en tiempo real. Este producto facilita la interpretación del desempeño y de los indicadores clave de tus operaciones y agentes, para optimizar los procesos y la experiencia de tus clientes.
Puede acceder a un rango de información de cuatro (4) meses de sus operaciones. Una vez active wolkvox BI, los datos de su operación comenzarán a almacenarse después de pasada una (1) hora de tener activo el producto.
Una vez transcurrida la primera hora, los datos que usted comenzará a visualizar corresponderán al primer día de un rango de cuatro (4) meses de información y cada hora que transcurra desde la activación, se comenzará a almacenar y visualizar un (1) día más de información.
Esto quiere decir que los últimos 120 días (que corresponden a los últimos 4 meses) estarán completos para consulta pasadas 120 horas (5 días) desde la activación de wolkvox BI.
Ejemplo: usted activa wolkvox BI el día 20 de agosto de 2021 y pasada una (1) hora de activo el producto, usted comienza a visualizar la información del día 20 de abril de 2021. Cada hora transcurrida desde el momento de activación, podrá ver un (1) día más en los diferentes dashboards. Aproximadamente el 25 de agosto de 2021, tendrá por completo cuatro (4) meses de información de sus operaciones.
¿Cómo activo wolkvox BI? #
Para activar el producto de wolkvox BI, el administrador de la operación debe ingresar a wolkvox manager y dirigirse a configuración que se encuentra en el menú secundario. Configuración > Integraciones > BI. Luego, en “Home” debe dar clic en el botón “Enable” (Habilitar).
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Le aparecerá un mensaje que le confirmará que la activación es exitosa. Además, usted obtendrá un token que le servirá para conectar las bases de datos de su operación con la capa de visualización de su elección.
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Importante: Inicialmente wolkvox BI está habilitado para ser usado en Power BI y Power Pivot en Microsoft Excel.
Al seleccionar la aplicación para la visualización, finalice dando clic en “Download dashboard”.
¿Cómo configuro wolkvox BI? #
A continuación, conocerá como configurar wolkvox BI según la capa de visualización de su elección.
Importante: inicialmente wolkvox BI está habilitado para ser usado en Power BI y Power Pivot en Microsoft Excel.
Configuración de wolkvox BI para Power BI #
¿Qué es Power BI?
Power BI es una solución de análisis empresarial basado en la nube, que permite unir diferentes fuentes de datos, analizarlos y presentar un análisis de estos a través de informes y paneles. Con Power BI se tiene de manera fácil acceso a datos dentro y fuera de la organización casi en cualquier dispositivo. Estos análisis pueden ser compartidos por diferentes usuarios de la misma organización y pueden disponer de la información del negocio en tiempo real.
Se conforma fundamentalmente de estos componentes:
- Power BI Desktop: aplicación gratuita de escritorio para transformar, visualizar datos y crear informes de estos.
- Power BI Service: servicio online (SaaS) con funcionalidad similar a la aplicación desktop y permite publicar informes y configurar la actualización de datos automáticamente para que el personal de la organización tenga los datos actualizados.
- Power BI Mobile: aplicación móvil disponible para Windows, iOS y Android para visualizar informes y que se actualiza automáticamente con los cambios de los datos.
Si usted ha seleccionado visualizar el desempeño de su operación en Power BI, debe tener Power BI desktop instalado en su PC. Puede consultar como descargar Power BI desktop dando clic aquí.
Creación de cuenta gratuita en Power BI #
A través de Power BI de Microsoft tenemos la posibilidad de publicar un proyecto en la web de manera gratuita y compartirlo por una URL para que varios usuarios puedan ver la información con actualizaciones constantes.
Para hacerlo debes crear una cuenta de Power BI gratuita, como requisito debes tener una cuenta de correo oficial (corporativa o educativa) de Microsoft.
Ingresa a la URL y sigue los pasos de Power BI para crear tu cuenta:
https://powerbi.microsoft.com/es-es/
Descarga Power BI para desktop #
Para descargar Power Bi en la versión de desktop:
- Ve a la URL powerbi.microsoft.com/es-es/downloads/
- Identifica la sección “Microsoft Power BI Desktop”.
- Da clic en “Descargar”
- Esta aplicación se descarga mediante la app “Microsoft Store” de Windows. Al dar clic en “Descargar” aparecerá una ventana emergente en donde deberás permitir abrir la app en Microsoft Store.
Configuración para PowerBI #
Una vez descargado Power BI desktop en su PC, el administrador de la operación debe ingresar a wolkvox manager y dirigirse a configuración que se encuentra en el menú secundario. Setting(configuración)/integrations(integraciones)/BI.
Seleccione “powerBI” y de clic en “Download dashboard”.
- Tenga en cuenta el token para la posterior integración.
- Puedes dar clic en “Change token” para cambiar el token si lo requieres.
- Tienes a tu disposición el botón “Disable BI” para desactivar la herramienta integradora wolkvox BI.
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El archivo será descargado en la carpeta local de su PC: C:\Manager\downloads y tendrá como nombre “”PB_templateTelefonia.pbix”.
Luego abra este archivo en Power BI Desktop ingresando a la pestaña “Archivo”.
- Da clic en Abrir > Examinar este dispositivo
- Busque el archivo mediante el explorador de archivos que se abre.
Configuración previa de acceso anónimo #
Se recomienda realizar la siguiente configuración para evitar problemas de visualización de la data.
- Dar clic en el menú desplegable de “Transformar datos”.
- Seleccionar la opción “Transformar datos”.
Selecciona uno de los Dim del panel izquierdo en la nueva ventana que se ha abierto.
Da clic izquierdo sobre el botón “Configuración de origen de datos”.
Se abrirá una nueva ventana donde debes dar clic en “Editar permisos”.
Se abrirá la ventana de edición de permisos, da clic en “Editar.
- Selecciona la pestaña “Anónimo”.
- Da clic en “Guardar”.
- Ahora la credencial ha cambiado a de tipo anónimo.
- Da clic en “Aceptar”.
Cierra la ventana.
- Da clic izquierdo en el menú desplegable de “Actualizar vista previa”.
- Selecciona la opción “Actualizar todo”.
Los últimos pasos son los siguientes:
- Selecciona el menú desplegable de “Cerrar y aplicar”.
- Selecciona la opción “Cerrar y aplicar”.
Nota: Con este proceso se evitan errores a la hora de cargar la data.
Configuración de wolkvox BI #
Lo primero que usted verá es un template con gráficos y tablas previamente diseñadas por wolkvox, para que se le sea más fácil la interpretación de la información.
Para conectar los datos de su operación con estos templates debe seguir los siguientes pasos:
- Debe dirigirse a la pestaña “Inicio”.
- Da clic en la flecha del botón “Transformar datos”.
- Da clic en la opción “Transformar datos”.
Luego, le aparecerá la siguiente ventana en la que deberá buscar en la columna “Consultas” la opción de “token”. Para conectar los datos de su operación, debe ingresar el token que le proporcionó el aplicativo wolkvox Manager en el momento de la activación y selección de la capa de visualización “Power BI”.
Para ingresar el token solo es necesario ingresar el código de este en el campo “Valor actual”.
También puedes ingresar en “Administrar parámetro”, se abrirá una ventana y allí tendrás el mismo campo “Valor actual”.
Cuando ya hayas definido correctamente el token, da clic en “Cerrar y aplicar”.
- En la parte superior aparecerá una cinta horizontal con el botón “Aplicar cambios”. Da clic allí.
- Aparecerá una ventana con el cargue de la data. También una ventana con las credenciales para acceder al contenido web. Puedes ingresar como “Anónimo”. Luego, da clic en “Conectar”.
Luego de la conexión solo queda navegar por este gran tablero informativo que nos entrega wolkvox BI en Power BI. Visualiza toda la data que entrega y cambia entre las pestañas “Service & Speed Answer KPIs”, “Eficiency & Efectiveness KPIs”, “Satisfaction & Quality KPIs”, “Campaigns” y “Chats” según la data que necesites.
Importante: recuerde que usted comenzará a visualizar información de su operación cuando cumpla la primera hora de activado el producto. La información que verá desde ese momento es la data del primer día de un rango de tiempo de cuatro (4) meses.
Configuración de wolkvox BI para Power Pivot en Microsoft Excel #
¿Qué es Power Pivot?
Es una tecnología de modelado de datos que le permite crear modelos, establecer relaciones y crear cálculos. Con Power Pivot, puede trabajar con conjuntos de datos de gran tamaño, establecer amplias relaciones y crear cálculos complejos (o simples), todo en un entorno de alto rendimiento, y dentro de la experiencia familiar de Excel. Power Pivot es una de las tres herramientas de análisis de datos disponibles en Excel: Power Pivot, Power Query y Power View.
Si usted en wolkvox Manager ha seleccionado visualizar el desempeño de su operación en Power Pivot en Excel, debe tenerlo en su licencia de Microsoft Excel.
Para activar Power Pivot abra el software Excel y siga los siguientes pasos:
- Si abres “Excel” como libro nuevo, verás la siguiente pantalla y procede a dar clic en el botón “Opciones”.
- Si tienes un libro abierto, ingresa en la pestaña “Archivo”.
- Se abre una nueva ventana, da clic en “Complementos”, luego selecciona la opicón “Complementos COM” del menú desplegable “Administrar” y da clic en “Ir…”.
Se abre la ventana “Complementos COM” y deberás activar la casilla “Microsoft Power Pivot for Excel”. Luego, da clic en “Aceptar”.
Si ves la pestaña “Power Pivot” en tu software Excel significa que ya tienes activado el complemento.
Nota: Si tienes un problema con respecto a Power Pivot por favor dirígete a la documentación oficial de Microsoft dando clic aquí y lee detenidamente las instrucciones.
Una vez activado el complemento “Power Pivot” en Excel, ve a wolkvox Manager y seleccione “Excel Power Pivot” y de clic en “Download Dashboard”.
El archivo será descargado en la carpeta local de su PC: C:\Manager\downloads y la descarga es una carpeta comprimida llamada “PP_templateTelefonia” que contendrá dos (2) archivos “DataBI_Telefonia” y “PP_BITelefonia”.
El primer archivo que debe a configurar es DataBI_Telefonia. Debe dar doble clic en el archivo. Lo que usted verá a continuación es un template con las tablas previamente diseñadas por wolkvox, para que sea más fácil el almacenamiento de la información.
Habilita la edición del documento y del contenido (Dando clic en su respectivo botón que aparece en la cinta amarilla “VISTA PROTEGIDA” y luego “ADVERTENCIA DE SEGURIDAD”),
Para conectar los datos de su operación con estos templates debe seguir los siguientes pasos:
- Dirígete a la pestaña “Datos”.
- Da clic en “Obtener datos”
- Selecciona la opción “Iniciar Editor de Power Query”.
Luego le aparecerá la siguiente ventana en la que encontrará al final de la columna de queries la opción de “token”. Para conectar los datos de su operación, debe ingresar el token que le proporcionó wolkvox manager en el momento de la activación y selección de la capa de visualización “Excel Power Pivot”.
Una vez que ingrese el token, debe dar clic en el botón “Cerrar & Cargar” que lo devolverá a las tablas de datos. Luego guarde el documento para aplicar estos cambios y cierre el archivo del documento.
Nota: Si no le deja guardar el mismo documento porque está protegido contra copia, puede guardarlo en otra ubicación.
Importante: Recuerde que usted comenzará a visualizar información de su operación cuando cumpla la primera hora de activado el producto. La información que verá desde ese momento es la data del primer día de un rango de tiempo de cuatro (4) meses.
El siguiente paso es conectar las bases de datos al Dashboard que se visualizará en Excel y para ello usted debe abrir el archivo PP_BITelefonia, luego ir a Power Pivot la pestaña y seleccionar la opción “Administrar”.
Aparecerá una nueva ventana donde de dar clic a la opción de “Conexiones existentes”.
En la nueva ventana da clic en “Editar”.
El siguiente paso es dar clic en “Examinar” y buscar el archivo DataBI_Telefonia configurado y guardado previamente para conectar las bases de datos con el Dashboard.
Luego, da clic en “Guardar”.
Ve a la pestaña “Inicio”, luego da clic en “Actualizar” y luego en “Actualizar todo”.
Empezará a actualizar toda la data. Espera a que se carguen todos los datos correctamente y luego cierra la ventana.
Ahora podrá observar los datos de su operación. Cierre Power Pivot y regrese al inicio del archivo Excel PP_BITelefonia.
