¿Qué es CRM?
CRM o Customer Relationship Management (Gestión de relación con el cliente, en español) es un sistema que permite recopilar y almacenar información sobre los clientes, con la finalidad de construir relaciones más sólidas y duraderas con estos y mejorar la eficiencia de los procesos.
Las ventajas que se pueden adquirir al tener un CRM son: Mejora de la gestión de ventas, marketing, servicio al cliente, compras, ventas, entre otras.
El CRM se divide en módulos, para organizar la información y funcionalidades de manera más eficiente y adaptadas a las necesidades específicas de la empresa.
¿Qué es un módulo en un CRM?
Un módulo en el CRM es un bloque de información dentro de todo el ecosistema que cumple con una tarea específica. El objetivo de tener módulos en un CRM es organizar la información de la base de datos en diferentes bloques y que estos se clasifiquen según su funcionalidad.
Ese conjunto de funcionalidades y herramientas son diseñadas para gestionar las distintas áreas de una empresa, como los contactos, clientes, oportunidades de venta (clientes potenciales), campañas, entre otras.
Existen módulos predeterminados y los personalizados. Los predeterminados son módulos que ya vienen predefinidos en wolkvox CRM y que ya vienen con una estructura de campos predefinida ya que cumplen con una función especificada. Los personalizados son módulos que vienen sin campos predefinidos y que permiten que construyas un módulo desde cero según tu necesidad.
Una vez dentro, encuentras las siguientes opciones:
- Botón para agregar un nuevo módulo.
- Listado de módulos creados y habilitados.
¿Qué módulos generales o predeterminados hay en el CRM?
wolkvox CRM tiene estandarizados los siguientes módulos:
- Casos.
- Empresas.
- Contactos.
- Reportes.
- Paneles de información-
- Preguntas frecuentes-
- Productos.
- Cotizaciones.
- Posibles clientes.
- Oportunidades.
- Previsiones.
- Cobranza (Collections).
- Proyectos.
Creación de módulos predeterminados
wolkvox CRM tiene distintos módulos con una configuración y objetivo de uso predeterminado.
- En el campo “Tipo de módulo”, debes escoger el tipo de módulo “Predeterminado”.
- En “Seleccionar módulo” debes escoger el módulo deseado que deseas agregar.
- Da clic en le botón “Confirmar para aplicar los cambios.
Después de crear el módulo deberás activar los permisos necesarios en cada perfil para ver el módulo y/o gestionarlo. Los módulos predeterminados son: “Casos”, “Empresas”, “Contactos”, “Reportes”, “Paneles de información”, “Preguntas Frecuentas”, “Productos”, “Cotizaciones”, “Posibles clientes”, “Oportunidades”, “Previsiones”, “Cobranza” y “Proyectos”.
Relación de módulos
Algunos módulos predeterminados se relacionan entre sí y requieren unos de otros para el correcto funcionamiento de los procesos. Estos son:
Módulos relacionados con la gestión de PQRS
- Contactos.
- Empresas.
- Casos.
- Preguntas frecuentes.
Módulos relacionados con los procesos de ventas
- Contactos.
- Empresas.
- Posibles clientes.
- Oportunidades.
- Previsiones.
- Productos.
- Cotizaciones.
Módulos relacionados con la gestión de la información
- Reportes.
- Paneles de información.
Módulos predeterminados
Módulo de contactos (contacts)
Este módulo está diseñado para almacenar y organizar la información acerca de tus clientes. Es el primer módulo que se debe gestionar luego de la creación de un CRM ya que es aquí en donde se centraliza toda la información relacionada con los clientes y contactos comerciales. En este módulo se registra y se consulta información detallada del cliente como lo es su nombre, dirección, números de teléfono, correo electrónico, entre otros.
De este módulo dependen otros módulos como lo es el módulo de Casos, en el cual el agente debe relacionar un caso con un cliente guardado en el módulo de Contactos.
Campos predeterminados del módulo de contactos:
Los campos predefinidos en este módulo son:
- Nombre contacto.
- Teléfono contacto.
La información de tus clientes es muy importante, por eso recomendamos añadir los campos necesarios según la información del cliente que requieras tener recolectada.
Recomendaciones de campos para el módulo de contactos:
Se recomienda tener presente los siguientes campos en este módulo para tener una configuración más completa y común según los estándares globales:
- Correo electrónico.
- Fecha de nacimiento
- Empresa.
- Cargo.
- Segundo número telefónico.
Módulo de casos (Cases)
Este módulo está diseñado para registrar los procesos de soporte y servicio al cliente en su empresa. Es el que comúnmente se conoce como PQRS, porque es allí donde se gestionan las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y otros según requerimientos de la empresa.
Por ejemplo, cuando un cliente se comunica con un agente para que le responda alguna duda o inconveniente que tenga y el agente no sea capaz de responderle en la primera interacción, podrá usar este módulo para crear casos y responderlos más adelante o transferirlos a otras áreas de la empresa según sea el caso.
Este módulo se puede orientar a los casos de sus clientes, aliados comerciales, proveedores, colaboradores internos, etc. Es un módulo que se puede personalizar de acuerdo a su actividad requerida y posee una gran versatilidad.
Los casos pueden ser de tipo: petición, queja, reclamo, sugerencia u otro tipo de caso con nombre personalizado como por ejemplo de tipo felicitación, entre otros.
Campos predefinidos en el módulo de casos
Los campos predefinidos en este módulo y que están presentes en todos los tipos de caso son:
- Responsable: El agente podrá seleccionar el responsable del caso.
- Propietario: Este ya viene diligenciado y corresponde al agente que creó el caso.
- Contacto: El agente selecciona el contacto que solicitó el caso.
- Empresa: Es un campo opcional y aquí el agente selecciona la empresa del contacto.
- Agregar descripción del caso: El agente puede añadir una descripción detallada del caso.
- Dependencia: Selecciona si el caso es dependiente de otro caso o es un caso independiente.
- Prefijo: Es el código que indica tipo de caso y número de caso.
- Estado: El agente podrá seleccionar el estado del caso. Las opciones que se le presenten serán las que el administrador coloque en la configuración. El administrador puede modificar estos estados en la sección “Predeterminado”.
- Prioridad: El agente selecciona la prioridad que tendrá el caso. De esto dependerá el nivel de atención que se le brinde.
- Tiempo estimado: En este campo le aparecerá al agente el tiempo estimado que se tiene para resolver el caso. El administrador es el que configura los parámetros de este campo. Este puede modificar el cálculo del tiempo estimado en la sección “Predeterminado”.
- Adjuntos: El agente podrá subir archivos con formato XLSX, CSV, PDF, JPG, PNG, DOCX, MP4, MP3, WMV, WMA, WAP, DOC, JPEG, AVI, BMP, BPM y AVI.
Una vez ingreses al módulo de casos y luego des clic en la configuración de campos tendrás que seleccionar el tipo de caso donde deseas agregar campos.
Recomendaciones de campos para el módulo de casos
Los nuevos campos que añadas, se listarán en el apartado “Campos” y quedarán ordenados desde el inicio de este campo y de último quedará el campo “Adjuntos”.
Ajuste “Predeterminados”
Accede a los ajustes predeterminados del módulo dando clic al botón resaltado en la siguiente imagen.
Ajustes predeterminados de los tipos de casos
Una vez entres en los ajustes predeterminados del módulo de casos puedes configurar lo siguiente:
- Entra en la pestaña “Tipos de casos”.
- En el campo resaltado puedes agregar o quitar los tipos de casos que desees. Simplemente cliquea en el campo, escribe el nombre del tipo de caso a crear y selecciona su nombre en el menú desplegable para añadir el caso. Si deseas eliminar un caso solo debes dar clic en la “X” de cada tipo de caso.
- La numeración en este módulo es muy importante ya que permite identificar cada caso con un número de identificación. Primeramente encuentras la numeración de tipo aleatoria, la cual agrega un número aleatorio para identificar el caso. Este es agregado automáticamente en la descripción del caso.
- La numeración secuencial por módulo permite tener un sistema de numeración automática y asignar el número de identificación del caso de manera única y secuencial.
- La numeración secuencial por submódulo permite tener un sistema de numeración automática y asignar el número de identificación del caso de manera única y secuencial.
- La opción “Enviar correo a casos dependientes” permite que una vez activada la opción, se envíen correos de actualización del caso a los integrantes de casos de los cuales depende el caso actual.
Ajustes predeterminados
En esta sección se configuran los aspectos generales de cata tipo de caso.
- Primeramente da clic en la pestaña “Predeterminado”.
- Selecciona el tipo de caso al cual deseas cambiarle la configuración.
Una vez entres en la pestaña “Predeterminado”, las primeras opciones a configurar son las siguientes:
- Tipo: Aquí puedes cambiar el tipo de caso al cual le estás cambiando las configuraciones.
- Prefijo: Puedes añadir un texto de prefijo que acompañará al ID del caso. Deberías de configurar el prefijo según el tipo del caso.
- Mostrar en responsable: Puedes hacer que el caso sea asignable a usuarios únicamente, grupos únicamente o tanto a grupos como usuarios.
- Asignación a los usuarios conectados: Si esta opción se encuentra activa, los nuevos casos se asignarán automáticamente a todos los usuarios conectados en el CRM.
- Asignación automática de grupo: Si esta opción se encuentra activa, los nuevos casos se asignarán automáticamente a todos los grupos.
Edición de permisos en los parámetros de los casos
La siguiente parte corresponde a la configuración de permisos:
- Puedes editar los permisos relacionados con: el responsable del caso, estado, historial, empresas, contactos, descripción, prioridad, solución y dependientes.
- Cada tipo de permiso tiene su botón de “Editar”.
Al dar clic en “Editar” en un permiso te saldrá la siguiente configuración:
- Selecciona el perfil de usuario al cual le deseas otorgar permisos.
- Selecciona qué tipo de permiso querrás asignarle.
- Selecciona si deseas que solo pueda ver, editar u ocultar.
- Da clic en el botón “+” para añadir el permiso.
- En la parte inferior se van listando los permisos otorgados según el perfil de usuario.
- Da clic en el botón “Confirmar” para aplicar los cambios.
Edición de estados del caso
En esta parte se crean y modifican los estados para establecer la situación en la que se encuentra cada caso.
- En “Nombre” escribe el título del nuevo estado.
- En “Condición” selecciona si para establecer un caso en dicho estado, debería estar abierto o cerrado.
- Puedes seleccionar un estado predeterminado para todo nuevo caso que se vaya a crear.
- En la parte inferior se listan los estados que has creado. Cada estado tiene a su lado izquierdo una casilla que se permite seleccionar y aparecerá un ícono de caneca de basura para eliminar el estado.
Edición de estados del caso
En esta parte puedes crear o modificar las opciones de prioridad disponibles para cada caso.
- Escribe un título para la prioridad.
- Establece qué cantidad máxima de minutos tendrá un agente para resolver el caso establecido con dicha prioridad.
- Establece una prioridad predeterminada para todo caso nuevo que se cree.
- En la parte inferior se listan las opciones de prioridad creadas para los casos.
Guardar cambios
Para aplicar todo cambio realizado en esta sección de predeterminado deberás dar clic en el botón “Editar”.
Configuración de las notificaciones
En la sección “Notificaciones” puedes configurar todo lo relacionado con la notificación de los casos. Según la configuración, podrás hacer que a los distintos perfiles les lleguen notificaciones vía correo electrónico y/o mensaje de texto cada que ocurre algo con respecto a un caso.
Selecciona el tipo de caso al cual le deseas configurar las opciones de notificación.
- En “Tipo” puedes cambiar el tipo de caso al cual le estás modificando los ajustes de notificaciones.
- En “Eventos” puedes cambiar el evento al cual le estás modificando los ajustes de notificaciones. Un evento en este módulo es aquella situación que debe ocurrir para aplicar una notificación, por ejemplo, que el caso esté abierto, cerrado, vencido, esté venciéndose, cambia de responsable, el cliente reabre el caso o alguien agrega un comentario.
- En “Plantillas” selecciona la plantilla de correo electrónico que deseas que se envíe como notificación ante un evento en cada caso.
- Puedes activar la opción para que el responsable del caso reciba una notificación ante un evento del caso.
- Puedes activar la opción para que el propietario del caso reciba una notificación ante un evento del caso.
- Puedes activar la opción para que el contacto del caso reciba una notificación ante un evento del caso.
- Puedes activar la opción para que uno o varios grupo reciba una notificación ante un evento del caso.
- Activa la opción de “SMS” para que se envíe una notificación vía mensaje de texto a la determinada persona o grupo.
- Debes añadir un prefijo y un token de acceso en wolkvox Manager.
- Activa la opción de “Correo para que se envíe una notificación vía correo electrónico a la determinada persona o grupo.
- Da clic en “Editar” para aplicar cambios.
Módulo de preguntas frecuentes (FAQs)
Este módulo tiene el objetivo de proporcionar respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes. Mediante este puedes ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia gracias a la ayuda que proporciona una documentación completa para responder rápidamente a las preguntas repetitivas.
Campos predefinidos
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin posibilidad de eliminarlos:
- Pregunta.
- Respuesta.
Las preguntas frecuentes se verán de la siguiente manera:
Módulo de cobranzas
Este módulo permite gestionar los registros relacionados con cobranzas o cartera. Permite a los perfiles manejar eficientemente los pagos y facturas pendientes de los clientes. Da un correcto seguimiento de estos mediante wolkvox CRM.
Campos predefinidos
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin posibilidad de eliminarlos:
- Nombre.
- Teléfono.
- Correo.
- Deuda total.
- Vencido.
- Por vencer.
Módulo de posibles clientes
Este módulo permite gestionar clientes potenciales, es decir, que muestren interés en sus productos o servicios. Ayuda a las empresas a organizar y dar seguimientos a las interacciones con los prospectos.
El botón “Convertir” lleva a la sección donde se debe relacionar o vincular los campos indicados del módulo de posibles clientes con los módulos de “Empresas”, “Contactos” y “Oportunidades”.
Antes de entrar a esta sección, debes asegurarte de tener esos mismos campos en los tres módulos mencionados anteriormente.
La finalidad de esta sección es vincular los campos entre los módulos para almacenar no tener que ingresar la información individualmente una vez los clientes no son solo potenciales sino que se han convertido a clientes fijos.
En la tabla de conversión se listan los campos que tienes en el módulo de “Posibles clientes”, cada uno tiene al frente, los campos con los que se relacionaría en los módulos de “Empresas”, “Contactos”, “Oportunidades”. Selecciona en cada uno el módulo a vincular mediante el menú desplegable.
En la pestaña “Predeterminado” existen dos configuraciones importantes a tener en cuenta:
- Puedes asignar los posibles clientes que se agreguen a todo los usuarios que se encuentren conectados en el CRM.
- Puedes asignas la gestión de posibles clientes a todos los usuarios que se encuentren vinculados a un grupo de usuarios en específico.
- Si la anterior opción se encuentra activa, debes seleccionar el grupo que deseas que gestione los posibles clientes.
- Da clic en “Guardad” para aplicar los cambios.
Módulo de oportunidades
Este módulo tiene la finalidad de registrar el seguimiento a las oportunidades de venta potenciales. Registre y monitoree cada oportunidad de venta, incluyendo el estado actual de la oportunidad, contactos involucrados, productos o servicios en cuestión y la fecha límite para cerrar la venta. Gracias a las herramientas generales de wolkvox CRM como lo son las tareas, recordatorios y demás actividades, no dejarás perder una oportunidad de venta.
Campos predefinidos
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:
- Nombre.
- Contacto.
- Empresas.
- Importe.
- Importe esperado.
- Fecha cierre de negocio.
- Adjunto.
En el botón “Fases” podrás configurar las opciones de fases que contendrán los registros en este módulo, es decir, especificar a cada registro en qué fase de la oportunidad de venta se encuentra, como por ejemplo, en fase de contacto, fase de presentación del producto/servicio, fase de venta exitosa, entre otros. Todo depende de la terminología usada en su operación.
- Entra en la configuración de las fases.
- Escribe el nombre de cada fase.
- La probabilidad calcula el importe esperado del negocio. Asigna la probabilidad que corresponde a cada fase. Las fases con estado “Activo” tendrán siempre el 100% de probabilidad sin posibilidad de cambio.
- Asigna el estado correspondiente a cada fase.
- El botón “+” permite agregar más fases.
- Da clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Módulo de productos
Este módulo tiene el objetivo administrar y realizar seguimiento a los productos que ofrece la empresa a sus clientes. Aquí puedes mantener un registro detallado de los productos y servicios ofrecidos, lo que aumenta la eficiencia y eficacia en la gestión de ventas y mejorar la satisfacción del cliente.
Campos predefinidos
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:
- Nombre del producto.
- Código del producto.
- Producto activo (botón switch).
- Categoría del producto.
- Type_payment o tipo de pago.
- Tasa de comisión.
- Cantidad en existencia.
- Impuesto.
Nota: Luego de los campos, se añade una sección donde se pueden gestionar los precios del producto clasificado según las necesidades. La idea de esta sección es también separar los precios según el lugar de venta y la moneda aceptada en dicha ubicación. Esta herramienta es útil para las empresas que ofrecen una variedad de productos y/o servicios personalizados o que tienen una variedad de opciones que pueden afectar el precio final de la compra.
Módulo de cotizaciones
Este módulo permite a los agentes generar y gestionar cotizaciones para sus clientes de manera personalizada, efectiva y eficiente. Además, las empresas podrán ofrecer experiencias de compra personalizada y eficiente para sus clientes.
Campos predefinidos
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:
- Contacto.
- Empresas.
- Oportunidad.
- Correo.
- Status.
- Asunto.
- Observaciones.
- Válido hasta.
- Descripción.
- Propietario.
- Precio cotización.
- Detalle de la oferta.
- Términos y condiciones.
Módulo de previsiones (Forecast)
Este módulo se utiliza para prever las ventas futuras y planificar las estrategias del periodo en base a los resultados esperados. El módulo toma en cuenta los valores objetivos y los datos históricos de las oportunidades de negocio para predecir las ventas esperadas en un periodo futuro bien sea mensual, trimestral o semestral. Con esta herramienta, los equipos de ventas podrán planificar y organizar actividades para alcanzar los objetivos de venta establecidos, a través de la recopilación de información más el análisis de datos.
Atributos comunes entre módulos
Algunas secciones de la configuración de cada módulo están disponibles en varios tipos de módulo.
Probar validaciones
Todos los módulos en la sección “Campos” tienen un botón llamado “Probar validaciones”, este permite hacer una prueba rápida de los campos que requieren algún valor ingresado o una restricción como un límite de caracteres.
Configuración de las acciones de formulario
En la sección “Acciones de formulario” se gestionan los posibles eventos que puedan ocurrir en el módulo y qué acciones tomar. Por ejemplo, aquí podrías hacer que se envíe un correo cada que se cree un nuevo registro, o consumir una API cada que se edite un registro, etc.
En el módulo de casos, debes seleccionar el tipo de caso al cual le deseas agregar o modificar acciones de formulario.
- Escribe un nombre para identificar la acción.
- Agrega una descripción que detalle acerca de lo que realiza la acción.
- En “Evento” selecciona qué es lo que debe ocurrir para que el sistema ejecute la acción siguiente. Las opciones de evento son: crear un nuevo registro, editar un registro existente y eliminar un registro.
- En “Acciones” selecciona qué lo que se va a efectuar una vez ocurra el evento seleccionado anteriormente. Las opciones de acciones son: crear un registro en otro módulo, enviar correo, conectar una API y conectarse a un Routing Point.
- En “Condiciones” puedes añadir condicionales y decidir que se ejecute la acción bajo un requerimiento puesto aquí. Por ejemplo, podrías hacer que solo se ejecute la acción si el nombre del propietario tiene cierto valor o si el nombre del estado del caso contiene un valor en específico como “Solucionado”.
- En la parte inferior se listan las opciones de configuración según la acción seleccionada.
- Si seleccionaste “Crear un registro en otro módulo” deberás seleccionar el módulo en el cual deseas que se cree un nuevo registro y llenar los campos que aparecen.
- Si seleccionaste “Enviar correo” aparece un campo para seleccionar la plantilla de correo a enviar. Estas plantillas se crean en “Configuración > Personalizar > Plantillas Correo.
- Si seleccionaste “Conectar una API” podrás conectarte a una API mediante el método Get y Post.
- No olvides dar clic en “Editar” para guardar los cambios.
Configuración de la visualización del módulo
En la sección “Presentación del módulo” se configura cómo se visualizará el apartado de inicio de cada módulo para todo perfil que ingrese a estos. Configura esta opción dependiendo de qué columnas de información deseas que se visualice al consultar la información general del módulo.
- Ingresa a la sección “Presentación del módulo” del módulo.
- Selecciona del menú desplegable los campos que deseas que se muestren en la tabla de presentación del módulo.
- En “Vista previa” previsualizas cómo se visualizará la tabla.
- Da clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.
Pestaña “Social”
En esta pestaña puedes configurar las opciones relacionadas con las interacciones en correo electrónico, Facebook, Instagram, WhatsApp, Chat Web, llamadas y mensajes.
Para activar esta opción deberás tener mínimamente un campo tipo email o teléfono en el módulo.
- Debes activar el botón resaltado en la siguiente imagen para habilitar la sección “Social”.
- En cada servicio Email, Facebook, Instagram, WhatsApp, Web, Llamadas y Mensajes debes relacionar su respectivo campo creado.
- Da clic en el botón “Confirmar” para guardar los cambios.
Preferencias de “Guion”
Permite agregar un guion al módulo con el fin de indicarle al agente cómo hacer seguimiento a la gestión del cliente en el módulo. Como su nombre lo indique es un libreto para que el agente siga el paso a paso y no se pierda de ningún detalle durante la gestión del cliente.
Debes tener conocimiento básico en HTML y JavaScript para diseñar un guion para los agentes.
Da clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte inferior para aplicar los cambios.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de guion:
Tipificar registros
La tipificación permite clasificar las interacciones, registros o eventos que sucedan en nuestro CRM con el fin de informar al sistema qué sucedió o cuál fue la conclusión de esa interacción, registro o evento.
Añade y edita opciones de tipificación para los perfiles
En la sección “Administrar botones” se gestionan las opciones de tipificación que tendrán disponibles los perfiles que operan la relación con el cliente.
Los módulos que tienen esta opción son: Cobranzas, Contactos, Cotizaciones, Empresas, Gestiones, Oportunidades, Posibles Clientes, Preguntas frecuentes, Productos y Proyectos.
- Entra en la sección “Administrar botones” del módulo deseado.
- Define el nombre del botón de tipificación que verá el agente.
- Establece la posición del botón, bien sea a la derecha o izquierda de la pantalla. Este se ubicará en la parte superior de la pantalla, antes del formulario de los registros.
- En el área resaltada se listan las opciones de tipificación creadas. Mínimamente debe de haber una opción.
- Los campos “Valor”, “Descripción” y “Tipificar y listo” se editan para cada una de las opciones de tipificación creadas.
- Puedes activar tres opciones: “Ocultar tipificación telefónica”, “Tipificar y ACW” y “Solo tipificar en CRM”.
- Da clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Si das clic derecho a cada opción, se listarán tres opciones:
- Crear: Crea una nueva opción de tipificación hijo del elemento seleccionado.
- Renombrar: Cambia el nombre de la opción.
- Remover: Elimina el elemento. Si hay elementos hijos, estos se eliminarán también.
Módulos relacionados
Esta sección permite ver los módulos que tienen vinculación al módulo seleccionado mediante campos relacionados.
En la tabla puedes ver qué módulos están consultando algún campo del módulo seleccionado.
Campos
Los campos son los distintos elementos dentro de la base de datos de un módulo del CRM para capturar y guardar datos de los clientes. El administrador de los módulos construirá los campos que necesite y los agentes introducirán allí la información de los clientes.
A continuación podrás ver cada campo que puedes añadir y qué opciones tiene en su configuración.
Dirección
El objetivo de este campo es crear un espacio para alojar información de tipo dirección.
- En la etiqueta “Opciones por defecto” debes estructurar la dirección. Esta será la forma en que el asesor ingrese la dirección del cliente. Cada espacio que crees se añadirá con la tecla “Enter”.
- En la etiqueta “Opciones” especificas qué formato tendrán los espacios creados.
Cada opción agregada se listará de manera secuencial de izquierda a derecha.
En las opciones de tipo “Lista” aparecerá otro recuadro donde debes añadir cada opción de la lista que deseas crear. Esta lista es un menú desplegable donde el agente escogerá la opción requerida. Añade cada opción a la lista apretando la tecla “Enter”.
Casilla de verificación
Con este campo podrás crear opciones activables y des-activables en el módulo. El usuario del CRM podrá activar varias casillas a la vez.
En las opciones del campo deberás añadir cada una de las casillas que tendrá. Añade cada opción con la tecla “Enter”.
Usuario actual
Este campo muestra un dato del usuario con el que iniciaste sesión. Es decir, este campo no se relaciona con los clientes sino con los usuarios que acceden al CRM.
La única opción del campo es “Mostrar”, en su menú desplegable deberás seleccionar el elemento que deseas mostrar. Puedes establecer que se muestre el documento del usuario, correo, nombre, extensión o tipo de perfil asignado.
Moneda
Este campo permite añadir una cantidad de dinero en una moneda seleccionada. Si selecciona una divisa que no sea la local, se convertirá a la moneda local según la tasa de cambio establecida en la configuración de divisas.
Fecha
Permite añadir un campo de tipo fecha en un formato especificado.
- Selecciona en qué formato de fecha se mostrará. Están las siguientes opciones:
- YYYY-MM-DD.
- YYYY-DD-MM.
- DD-MM-YYYY.
- MM-DD-YYYY.
Fecha y hora
Permite añadir un campo de tipo fecha incluida la hora en un formato especificado.
- Selecciona en qué formato de fecha y hora se mostrará. Escoge entre las siguientes opciones:
- YYYY-MM-DD HH:mm:ss
- YYYY-DD-MM HH:mm:ss
- DD-MM-YYYY HH:mm:ss
- MM-DD-YYYY HH:mm:ss
- HH:mm:ss YYYY-MM-DD
- HH:mm:ss YYYY-DD-MM
- HH:mm:ss DD-MM-YYYY
- HH:mm:ss MM-DD-YYYY
- wolkvox. El formato de fecha y hora de la opción “wolkvox” es el siguiente: YYYY-DD-MM HH:mm:ss. Este debe usarse para el consumo de API.
Descripción
Permite escribir texto en un espacio vacío. En las configuraciones de este campo se permite parametrizar una cantidad mínima y máxima de caracteres.
- En “Longitud mínima” debes establecer la cantidad mínima de caracteres que se requiere colocar en este campo.
- En “Longitud máxima” debes establecer la cantidad máxima de caracteres que se requiere colocar en este campo.
Correo
Este campo permite ingresar una dirección de correo electrónico. Si el sistema detecta que el valor ingresado no es un correo electrónico, no permitirá aplicar cambios.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Lista
Este campo permite añadir un listado de elementos en un menú desplegable.
En el espacio de “Opciones por defecto” debes añadir los elementos de cada lista. Para añadir cada elemento debes apretar la tecla “Enter”.
Adjuntos
Permite adjuntar un archivo guardado con alguno de los siguientes formatos: XLSX, CSV, PDF, JPG, JPEG, PNG, BMP, DOCX, DOC, MP4, AVI, WMV, MP3 y WMA.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Listar usuarios
Este campo permite crear un menú desplegable donde se puede seleccionar un usuario del CRM vinculado al módulo.
Este campo no posee opciones de configuración adicionales.
Lista de selección múltiple
Permite añadir un menú desplegable donde se puede seleccionar uno o varios elementos.
En el espacio de “Opciones por defecto” debes escribir cada una de las opciones que quieres que aparezcan, cada una de estas opciones se añade con la tecla “Enter”.
Número
Este campo añade un espacio donde se puede añadir un número. Este campo no permite insertar letras ni caracteres especiales. Únicamente permite números.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Opción de radio
Permite añadir una lista de opciones donde solamente se puede seleccionar una de ellas.
En el espacio de “Opciones por defecto” debes escribir cada una de las opciones que quieres que aparezcan, cada una de estas opciones se añade con la tecla “Enter”.
Aleatorio
Permite generar un conjunto de caracteres ya sea alfanumérico, solo números o solo letras.
- Establece la cantidad de caracteres que deberá tener el conjunto.
- Activa la opción “Editable” si deseas que se pueda editar el conjunto de caracteres generados.
Interruptor
Permite añadir un botón tipo switch o botón activable y des-activable.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Teléfono
Permite añadir un campo donde se deberá ingresar un número telefónico al cual es posible realizar una llamada gracias a un botón.
- Se debe seleccionar el indicativo del país al cual pertenece el número.
- Escribe el número de teléfono.
- Este botón permite llamar al número ingresado.
- Este botón sirve para copiar el número al portapapeles del sistema operativo.
El campo tiene la configuración de “Prefijo para llamada” donde puedes añadir un prefijo que usará el sistema al marcar el número.
Texto
Permite añadir un espacio para colocar texto.
- Establece un mínimo de caracteres que se deberá digitar en el campo.
- Establece un máximo de caracteres que se deberá digital en el campo.
Hora
Permite añadir un campo de tipo hora.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
URL
Permite añadir un campo para colocar una dirección web.
- En el espacio señalado se ingresa la URL.
- Este botón permite ir a la URL ingresada usando la misma pestaña del navegador.
- Este botón sirve para copiar la URL ingresada.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Búsquedas
Separador
Este permite añadir un separador que contiene dos líneas a los lados y un texto en la mitad. Se usa principalmente con motivos estéticos.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Tabla
Con este campo puedes construir una tabla que capture información. Dentro de esta tabla pueden haber opciones de tipo lista y texto.
- Los textos que coloques en “Opciones por defecto” serán las columnas de la tabla. Añade cada una presionando la tecla “Enter”.
- En la etiqueta “Tabla” se previsualiza la tabla y se le especifica qué tipo de opción tendrá cada columna. Puede ser de tipo lista o texto. En el tipo “Lista” debes añadir cada opción disponible presionando la tecla “Enter”.
Módulos personalizados
Creación de módulos personalizados
Es posible crear módulos personalizados con el fin de construir un espacio para satisfacer las necesidades específicas de una empresa y que no están incluidas en los módulos predeterminados del CRM. Gracias a este tipo de módulos puedes personalizar las funcionalidades requeridas en su operación.
- En el campo “Tipo de módulo” selecciona la opción “Personalizar.
- En “Tipo de módulo” selecciona la opción “Predeterminado”.
- Asigna un nombre al módulo. Este campo no permite insertar espacios ni letra “Ñ”. Como alternativa al espacio puedes usar el signo de guion bajo (_).
- En el campo “Plural” escribe el nombre del módulo en plural.
- En el campo “Singular” escribe el nombre del módulo en singular.
- En “Ícono” debes seleccionar el ícono que acompañará al nombre del módulo.
- Da clic en el botón “Confirmar” para aplicar los cambios.
Después de crear el módulo deberás activar los permisos necesarios en cada perfil para ver el módulo y/o gestionarlo.
Gestión de módulos personalizados
Los módulos personalizados tienen las siguientes configuraciones:
- Campos.
- Administrar reglas.
- Presentación del módulo.
- Social.
- Acciones del formulario.
- Guion.
- Administrar botones.
- Módulos relacionados.
- Alertas.
- Configurar campo de llamada.
- Listar gestiones.
Creación de módulos de tipo campaña
Las campañas en wolkvox CRM son de tipo preview, es decir, no hay un sistema de marcación automático sino que cada agente deberá gestionar cómo se hará marcación a los clientes que están dentro de la campaña.
Puedes crear módulos personalizados que tengan como objetivo gestionar una campaña que requieras.
- En el campo “Tipo de módulo” selecciona la opción “Personalizar”.
- En “Tipo de módulo” selecciona la opción “Campaña”.
- En “Campos” debes dar clic para desplegar el menú de campos que deseas añadir. Puedes añadir los siguientes campos:
- Tipo de identificación, apellido, edad, sexo, país, estado, ciudad, zona, dirección, teléfono 2, teléfono 3 y otro teléfono.
- Asigna un nombre al módulo. Este campo no permite añadir espacios ni letra “Ñ”. Como alternativa a los espacios puedes usar el signo guion bajo (_).
- Asigna un nombre al módulo en plural.
- Asigna un nombre al módulo en singular.
- Selecciona un ícono que acompañará al nombre del módulo.
- Da clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.
Después de crear el módulo deberás activar los permisos necesarios en cada perfil para ver el módulo y/o gestionarlo.
Gestión de módulos de tipo campaña
Los módulos de tipo campaña tienen las siguientes configuraciones:
- Campos.
- Administración de reglas.
- Presentación del módulo.
- Acciones de formulario.
- Administrar botones.
Campos del módulo
En la configuración de campos, a parte de los asignados durante la creación del módulo, aparecerá el campo “ID”, “Nombre” y “Teléfono 1”.
Cuando un usuario de tipo “Agente” entra en un módulo de tipo campaña va a visualizar la siguiente sección:
- Registros asignados al usuario.
- Registros sin usuario asignado.
- Total de registros del módulo.
