wolkvox BI


22-ago-2021 | 25 minutos de lectura

Activa y configura wolkvox BI y aprovecha al máximo los datos para la toma de decisiones oportunas y efectivas. Interpreta el desempeño y los indicadores clave de tus operaciones y agentes, para optimizar los procesos de atención y la experiencia de tus clientes.


¿Qué es wolkvox BI? #

wolkvox BI es un producto de la suite de wolkvox con la que puede aprovechar al máximo los datos de las operaciones que gestiona desde nuestra plataforma de contact center y de esta forma simplificar la toma de decisiones en tiempo real. Este producto facilita la interpretación del desempeño y de los indicadores clave de tus operaciones y agentes, para optimizar los procesos y la experiencia de tus clientes.

Puede acceder a un rango de información de cuatro (4) meses de sus operaciones. Una vez active wolkvox BI, los datos de su operación comenzarán a almacenarse después de pasada una (1) hora de tener activo el producto.

Una vez transcurrida la primera hora, los datos que usted comenzará a visualizar corresponderán al primer día de un rango de cuatro (4) meses de información y cada hora que transcurra desde la activación, se comenzará a almacenar y visualizar un (1) día más de información.

Esto quiere decir que los últimos 120 días (que corresponden a los últimos 4 meses) estarán completos para consulta pasadas 120 horas (5 días) desde la activación de wolkvox BI.

Ejemplo: usted activa wolkvox BI el día 20 de agosto de 2021 y pasada una (1) hora de activo el producto, usted comienza a visualizar la información del día 20 de abril de 2021. Cada hora transcurrida desde el momento de activación, podrá ver un (1) día más en los diferentes dashboards. Aproximadamente el 25 de agosto de 2021, tendrá por completo cuatro (4) meses de información de sus operaciones.


¿Cómo activo wolkvox BI? #

Para activar el producto de wolkvox BI, el administrador de la operación debe ingresar a wolkvox manager y dirigirse a configuración que se encuentra en el menú secundario.  Setting(configuración)/integrations(integraciones)/BI. Luego debe dar clic en “Enable” (Habilitar).

Le aparecerá un mensaje que le confirmará que la activación es exitosa. Además, usted obtendrá un token que le servirá para conectar las bases de datos de su operación con la capa de visualización de su elección.

Importante: inicialmente wolkvox BI está habilitado para ser usado en Power BI y Power Pivot en Microsoft Excel. 

Al seleccionar la aplicación para la visualización, finalice dando clic en “Download dashboard”

Para conocer cómo configurar wolkvox BI en la capa de visualización de “Power BI” debe dirigirse a 3. 1 Configuración de wolkvox BI para Power BI. Si requiere configurar Microsoft Excel debe dirigirse a 3.2 Configuración de wolkvox BI para Microsoft Excel.


¿Cómo configuro wolkvox BI? #

A continuación, conocerá como configurar wolkvox BI según la capa de visualización de su elección.

Importante: inicialmente wolkvox BI está habilitado para ser usado en Power BI y Power Pivot en Microsoft Excel. 

Configuración de wolkvox BI para Power BI #

¿Qué es Power BI?

Power BI es una solución de análisis empresarial basado en la nube, que permite unir diferentes fuentes de datos, analizarlos y presentar un análisis de estos a través de informes y paneles. Con Power BI se tiene de manera fácil acceso a datos dentro y fuera de la organización casi en cualquier dispositivo. Estos análisis pueden ser compartidos por diferentes usuarios de la misma organización y pueden disponer de la información del negocio en tiempo real.

Se conforma fundamentalmente de estos componentes:

  • Power BI Desktop: aplicación gratuita de escritorio para transformar, visualizar datos y crear informes de estos.
  • Power BI Service: servicio online (SaaS) con funcionalidad similar a la aplicación desktop y permite publicar informes y configurar la actualización de datos automáticamente para que el personal de la organización tenga los datos actualizados.
  • Power BI Mobile: aplicación móvil disponible para Windows, iOS y Android para visualizar informes y que se actualiza automáticamente con los cambios de los datos.

Si usted ha seleccionado visualizar el desempeño de su operación en Power BI, debe tener Power BI desktop instalado en su PC. Puede consultar como descargar Power BI desktop en 3.1.2 Descarga Power BI para desktop.

Una vez descargado Power BI desktop en su PC, el administrador de la operación debe ingresar a wolkvox manager y dirigirse a configuración que se encuentra en el menú secundario. Setting(configuración)/integrations(integraciones)/BI. Si aún no tiene activo wolkvox BI en wolkvox manager puede ver ¿Cómo activo wolkvox BI?.

Seleccione “powerBI” y de clic en “Download dashboard”. 

El archivo será descargado en la carpeta local de su PC: C:\ipdialbox\downloads y tendrá como nombre “”PB_templateTelefonia”

Luego abra este archivo en Power BI Desktop ingresando a File/Open Report y busque el archivo dando clic en “Browse reports”. Lo primero que usted verá es un template con gráficos y tablas previamente diseñadas por wolkvox, para que se le sea más fácil la interpretación de la información.

Para conectar los datos de su operación con estos templates debe seguir los siguientes pasos:

Debe dirigirse a Home/Transform data y dar clic en “Transform data”

Luego le aparecerá la siguiente ventana en la que encontrará al final de la columna de queries la opción de “token”. Para conectar los datos de su operación, debe ingresar el token que le proporcionó wolkvox manager en el momento de la activación y selección de la capa de visualización “Power BI” en Setting(configuración)/integrations(integraciones)/BI. Ver ¿Cómo activo wolkvox BI?.

Una vez que ingrese el token, debe dar clic en el botón “Close & Apply” que lo devolverá a los dashboards. 

Importante: recuerde que usted comenzará a visualizar información de su operación cuando cumpla la primera hora de activado el producto. La información que verá desde ese momento es la data del primer día de un rango de tiempo de cuatro (4) meses. Para más información ver ¿Qué es wolkvox BI?


Creación de cuenta gratuita en Power BI #

A través de Power BI de Microsoft tenemos la posibilidad de publicar un proyecto en la web de manera gratuita y compartirlo por una URL para que varios usuarios puedan ver la información con actualizaciones constantes.

Para hacerlo debemos crear una cuenta de Power Bi gratuita, debemos contar con una cuenta de correo oficial (corporativa o educativa) de Microsoft.

Ingresamos a la URL:
https://powerbi.microsoft.com/es-es/
Daremos click en “Iniciar prueba gratuita”
 

Luego en el botón “Probar Power BI”

Para el proceso debemos contar con un correo electrónico profesional o educativo de Microsoft
Ingresamos el correo y damos en “Siguiente”.

El sistema reconocerá que el correo electrónico existe y pertenece a una organización. Aquí le damos en “Iniciar sesión”.

Esto nos llevará a una nueva pestaña donde debemos indicar la contraseña. Luego damos click en “Sing in”.

No preguntará si deseamos seguir logueados, escogeremos la opción que deseemos

Nos pedirá el país y número de teléfono (información útil en caso de olvido de contraseña)

Abajo en esta misma página nos permitirá escoger otras opciones, elegimos si deseamos habilitarlas o no y damos click en “Empezar”.

Finalmente le damos click en “Comenzar”.

Nos redirigirá a la interfaz online de Power Bi.


Descarga Power BI para desktop #

Para descargar Power Bi en la versión de desktop, vamos al URL powerbi.microsoft.com/es-es/downloads/

Bajamos a las opciones de descargas de escritorio. Damos clic en “Descargar”.

Surgirá el siguiente mensaje, gamos clic en “Abrir”.

Abrirá la tienda de aplicaciones, aquí damos clic en “Obtener”.

Nos pedirá iniciar sesión. 

Iniciamos sesión con nuestro correo correspondiente.

Si te surge este mensaje con la cuenta que hemos usado en todo el proceso, le daremos en “Obtén una nueva”.
 

Nos saldrá el siguiente mensaje, damos click en “Siguiente”  
 

Asignaremos una contraseña (recomendable que sea la misma).

Agregamos nuestro nombre y apellidos.

Enviará un correo con un código de verificación a nuestro email, que debemos ingresar para continuar 

A través de Power BI de Microsoft tenemos la posibilidad de publicar un proyecto en la web de manera gratuita y compartirlo por una URL para que varios usuarios puedan ver la información con actualizaciones.

Damos click en siguiente para continuar con la instalación

Luego de este proceso lo más posible es que el programa ya se haya instalado, clickeamos en “Iniciar”
 

Con esto abremos iniciado correctamente el programa Power BI.


Actualización automática de tableros y publicación web pública. #

Configurar actualizaciones automáticas del tablero. Luego de realizar la configuración de nuestro archivo en Power BI como lo vimos en la sección: 3.1 Configuración de wolkvox BI para Power BI.

Podremos realizar la publicación del archivo en la web y así tener el enlace para compartir.

Teniendo el archivo abierto en Power BI iremos a la opción “Publicar”.

Te pedirá conectar Power BI con la cuenta que creamos anteriormente

Escogeremos nuestra cuenta que ya debería estar agregada entre las opciones.

Seleccionamos un destino, en este caso “Mi área de trabajo” y luego damos en el botón “Seleccionar”.

El archivo empezará a subirse a la nube de Power BI. Al finalizar, para ver el archivo en la web damos “Abrir (Nombre del archivo) en Power BI”.

El archivo se abrirá en nuestro navegador.

Si consultamos desde el navegador (app.powerbi.com/home) y queremos ver el archivo, bajaremos para ver los archivos recientes. Pueden tardar varios minutos en cargar si lo acabamos de publicar.

También podremos verlo dirigiéndonos a “Mi área de trabajo”, en esta sección bajamos a informes y damos click sobre el nombre del informe.

También podemos darle click en “Mi área de trabajo” y luego click sobre el informe.
 

Para cambiar la configuración de actualizaciones del informe vamos a las opciones del Conjunto de datos y damos click en Configuración.
 

Para poder usar la Actualización Programada debemos editar las credenciales.

Seleccionaremos “Iniciar sesión” para configurar de manera anónima.

Aparecerá un mensaje indicando Origen de datos Web actualizado.

Ahora podremos activar la Actualización programada, escogeremos la frecuencia y si necesitamos varias horas de actualización seleccionamos “agregar otra hora”, podemos agregar hasta 8 programaciones.

Por ejemplo configurar un horario de esta manera:

Justo debajo podemos agregar un correo al que nos lleguen notificaciones en caso de que se presenten errores en la actualización. Para finalizar damos clic en “Aplicar”
 

Para compartir la información con otras personas en tiempo real: Abrimos el informe  en la web, vamos a “Archivo” > “Insertar informe” > “Publicar en la web (público)”.


Nos mostrará una advertencia de seguridad, pues todas las personas que tengan el link podrán acceder a ver lo datos y podemos tener información sensible. Damos click en el botón “Crear código para insertar” y luego en “Publicar”

Aquí podremos copiar el enlace y posteriormente compartirlo con las personas interesadas.
 

En el caso de que nos aparezca este mensaje debemos pedir los permisos pertinentes a los administradores del archivo.


Configuración de wolkvox BI para Power Pivot en Microsoft Excel #

¿Qué es Power Pivot?

Es una tecnología de modelado de datos que le permite crear modelos, establecer relaciones y crear cálculos. Con Power Pivot, puede trabajar con conjuntos de datos de gran tamaño, establecer amplias relaciones y crear cálculos complejos (o simples), todo en un entorno de alto rendimiento, y dentro de la experiencia familiar de Excel. Power Pivot es una de las tres herramientas de análisis de datos disponibles en Excel: Power Pivot, Power Query y Power View.

Si usted ha seleccionado visualizar el desempeño de su operación en Power Pivot en Excel, debe tenerlo en su licencia de Microsoft Excel. 

Si aún no tiene el complemento Power Pivot para Excel puede consultar como configurarlo en: https://support.microsoft.com/es-es/office/power-pivot-an%C3%A1lisis-de-datos-eficaz-y-modelado-de-datos-en-excel-a9c2c6e2-cc49-4976-a7d7-40896795d045

Una vez descargado Power Pivot, el administrador de la operación debe ingresar a wolkvox manager y dirigirse a configuración que se encuentra en el menú secundario. Setting(configuración)/integrations(integraciones)/BI. Si aún no tiene activo wolkvox BI en wolkvox manager puede ver 2.¿Cómo activo wolkvox BI?.

Seleccione “Excel Power Pivot” y de clic en “Download Dashboard”. 

El archivo será descargado en la carpeta local de su PC: C:\ipdialbox\downloads. La descarga es una carpeta comprimida llamada “PP_templateTelefonia” que contendrá dos (2) archivos “DataBI_template_Telefonia” y “PP_BITelefonia”.

El primer archivo que debe a configurar es DataBI_template_Telefonia. Debe dar doble clic en el archivo.  Lo que usted verá a continuación es un template con las tablas previamente diseñadas por wolkvox, para que sea más fácil el almacenamiento de la información.

Para conectar los datos de su operación con estos templates debe seguir los siguientes pasos:

Debe dirigirse a datos/Obtener datos/ y dar clic en “Iniciar Editor de Power Query”

Luego le aparecerá la siguiente ventana en la que encontrará al final de la columna de queries la opción de “token”. Para conectar los datos de su operación, debe ingresar el token que le proporcionó wolkvox manager en el momento de la activación y selección de la capa de visualización “Excel Power Pivot” en Setting(configuración)/integrations(integraciones)/BI. Ver 2.¿Cómo activo wolkvox BI?.

Una vez que ingrese el token, debe dar clic en el botón “Cerrar & Cargar” que lo devolverá a las tablas de datos. Luego debe dar clic en “Guardar” y cierre el archivo. 

Importante: recuerde que usted comenzará a visualizar información de su operación cuando cumpla la primera hora de activado el producto. La información que verá desde ese momento es la data del primer día de un rango de tiempo de cuatro (4) meses. Para más información ver 1.¿Qué es wolkvox BI?

El siguiente paso es conectar las bases de datos al dashboard que se visualizará en Excel y para ello usted debe abrir el archivo PP_BITelefonia ir a Power Pivot/Admistrar y luego le aparecerá una nueva ventana donde de dar clic a la opción de “Conexiones existentes”

Luego de dar clic en “Editar”, el siguiente paso es dar clic en “Examinar” y busco el archivo DataBI_template_Telefonia para que conectar las bases de datos con el dashboard.

Dar clic en “Guardar” y luego ir al menú principal y dar clic en Inicio/Actualizar/Actualizar todo. Le aparece un mensaje que la actualización de las seis (6) tablas está correcta.

Cierre la ventana y regrese nuevamente al archivo PP_BITelefonia para que pueda observar los datos de su operación.


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