¿Qué es CRM? #

CRM o Customer Relationship Management (Gestión de relación con el cliente, en español) es un sistema que permite recopilar y almacenar información sobre los clientes, con la finalidad de construir relaciones más sólidas y duraderas con estos y mejorar la eficiencia de los procesos.

Las ventajas que se pueden adquirir al tener un CRM son: Mejora de la gestión de ventas, marketing, servicio al cliente, compras, ventas, entre otras.

El CRM se divide en módulos, para organizar la información y funcionalidades de manera más eficiente y adaptadas a las necesidades específicas de la empresa.

 

¿Qué es un módulo en un CRM? #

Un módulo en el CRM es un bloque de información dentro de todo el ecosistema que cumple con una tarea específica.  El objetivo de tener módulos en un CRM es organizar la información de la base de datos en diferentes bloques y que estos se clasifiquen según su funcionalidad.

Ese conjunto de funcionalidades y herramientas son diseñadas para gestionar las distintas áreas de una empresa, como los contactos, clientes, oportunidades de venta (clientes potenciales), campañas, entre otras. En la parte izquierda de la pantalla tienes el menú donde puedes acceder a los distintos módulos al cual estás inscrito.

Los módulos que te aparezcan o no en este menú dependerá del supervisor de su operación y el perfil que tengas asignado. Solo el administrador del CRM tendrá la autoridad para otorgar permisos hacia los distintos módulos. Si pasas el mouse encima del menú, este se expandirá para mostrar los títulos de cada ícono.

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¿Qué módulos generales o predeterminados hay en el CRM? #

wolkvox CRM tiene estandarizados los siguientes módulos:

1. Casos.
2. Empresas.
3. Contactos.
4. Reportes.
5. Paneles de información.
6. Preguntas frecuentes.
7. Productos.
8. Cotizaciones.
9. Posibles clientes.
10. Oportunidades.
11. Previsiones.
12. Cobranza.
13. Proyectos.

Nota: Tu centro de operaciones puede crear módulos personalizados los cuales son construidos y adaptados según el objetivo de cada módulo personalizado.

 

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Relación de módulos #

Algunos módulos predeterminados se relacionan entre sí y requieren unos de otros para el correcto funcionamiento de los procesos. Estos son:  

Módulos relacionados con la gestión de PQRS #

1. Contactos.
2. Empresas.
3. Casos.
4. FAQs.

 

Módulos relacionados con los procesos de ventas #

1. Contactos.
2. Empresas.
3. Posibles clientes.
4. Oportunidades.
5. Previsiones.
6. Productos.
7. Cotizaciones.

 

Módulos relacionados con la gestión de la información #

1. Reportes.
2. Paneles de información.

 

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Aspectos generales #

• Los administradores de su operación son los encargados de diseñar la visualización de los módulos. Estos agregan o eliminan campos en los módulos dependiendo de las necesidades.
• Un usuario tendrá o no permisos de visualización, creación, edición, eliminación, importación masiva, eliminación masiva, duplicación masiva, acceso a la configuración de los servicios, etc; dependiendo de la configuración de perfiles hecha por los administradores o supervisores. Por lo cual, el acceso a alguna de esas opciones dependerá de cuál sea tu tipo de perfil y los permisos configurados por ellos.

 

Al ingresar a cada módulo, el respectivo botón para crear un registro en el módulo se ubicará en la parte superior de la página.

 

Casi todos los módulos mostrarán una tabla similar a la siguiente, la cual muestra todos los registros creados por el usuario o asignado a este. La cantidad de columnas de cada módulo dependerá de la configuración hecha por el administrador de su operación. Para editar un registro, deberás dar doble clic a la fila que corresponde al registro que deseas editar, o también podrás dar clic al texto resaltado en color azul.

 

Cada tabla tendrá algunas opciones en su parte superior dependiendo del módulo en el que te encuentres (algunos podrían tener más o menos opciones):

1. Buscar: Permite filtrar por algún valor que deseas encontrar o que liste los elementos que contengan un valor distinto a uno que definas aquí.
2. Columnas: Permite mostrar una o varias columnas en específico.
3. Descargar Excel con filtro: Permite descargar la información de la tabla y si tiene aplicados ciertos filtros, este archivo se descargará con dichos filtros.

 

 

Descargar Excel con filtro #

En los módulos de wolkvox CRM, se ha incorporado el botón “Descargar Excel con filtro”, que permite exportar la información visible en la tabla en un archivo de Excel. Si se han aplicado filtros en la búsqueda, el archivo descargado incluirá únicamente los registros filtrados.

El sistema descargará todos los datos según la cantidad mostrada en el campo “Total”, que representa el número total de registros disponibles en el módulo actual. Si se usan filtros a través del botón “Buscar”, el valor del campo “Total” se actualizará según los registros encontrados con dichos filtros, y la descarga reflejará únicamente esos datos.

Requisito: Para que el botón “Descargar Excel con filtro” aparezca, el usuario debe contar con un perfil de usuario que tenga activado el permiso “Descargar” en su configuración.

Límites y Mensajes de Error
Al realizar la descarga, pueden aparecer los siguientes mensajes de error si se superan los límites permitidos:

1️⃣ “Error, límite de datos alcanzado de 30 Megas”
Ocurre cuando el archivo generado supera los 30 MB de tamaño.
🔹 Solución: Aplicar filtros más específicos para reducir la cantidad de datos descargados.

2️⃣ “Límite de registros superado (Máx. 30 mil registros por archivo)”
Se genera cuando la cantidad de registros a exportar supera los 30,000 registros.
🔹 Solución: Aplicar filtros adicionales para disminuir el número de registros en la descarga.

3️⃣ “Error, límite de memoria alcanzado. Se debe filtrar más la información”
Indica que la cantidad de datos procesados excede la memoria disponible del sistema.
🔹 Solución: Refinar los filtros de búsqueda para reducir el volumen de datos a exportar.

 

 

Selección de registros #

1. Cada fila de la tabla tiene en su extremo izquierdo una casilla de verificación que permite seleccionar cada registro para:
2. Eliminar: Borra el registro.
3. Asignar: Permite asignar el registro a otro usuario. Los usuario que te aparezcan aquí dependerá de tu posición en la jerarquía de roles.

La casilla ubicada en la parte superior izquierda permitirá seleccionar todos los registros.

 

 

Enviar correo #

El botón “Enviar correo” permite que se envíe un correo que contenga los registros seleccionados. Solo deberás seleccionar la plantilla deseada. Recuerda que los destinatarios se seleccionan el la configuración de plantillas de correo en cada plantilla creada.

 

 

Tareas masivas #

El botón “Tareas masivas” permite agregar actividades a todos los registros deseados sin tener que hacerlo individualmente. 

Puedes asignar las siguientes actividades: Llamar, tareas, reuniones y notas.

 

 

Una vez asignada la actividad, se agrega una etiqueta de color que contiene un ícono de una bandera en los registros seleccionados. 

El color de la etiqueta dependerá de la proximidad de la fecha actual con la fecha límite asignada a la actividad. 

• Las etiquetas en color verde representan que la actividad tiene todavía un buen tiempo distante antes de vencerse.
• Las etiquetas en color amarillo representan que la actividad está próxima a vencerse.
• Las etiquetas en color rojo representan que la actividad ha llegado a la fecha límite.

 

 

Insertar registro en campaña #

El botón “Insertar registro en campaña” permite asignar los registros seleccionados a una campaña existente (debe estar creada antes de asignar los registros). Inclusive permite iniciar la campaña desde su formulario de configuración.

• La campaña puede ser preview o predictiva.
• Para que esta herramienta funciona correctamente, antes de intentar insertar los nuevos registros en campañas, deberás agregar un token en la configuración de “Integración de llamada” en la configuración del CRM.
• Para usar la marcación y tipificación de llamadas desde el CRM sin usar wolkvox Manager, deberás antes agregar la vinculación del puerto en las opciones de configuración de wolkvox CRM.

 

 

Inserción de registros en campañas de wolkvox Manager #

 

 

• Ahora tendrás disponible el botón “Seleccionar los x registros” para seleccionar todos los registros sin importar la cantidad de páginas con registros que tengas. Esta novedad es muy importante ya que anteriormente solo se permitía seleccionar todos los registros de una sola página.

 

 

• Ahora también dispones del campo “Correo a notificar” donde puedes escribir el correo electrónico a donde deseas que se notifique cuando el proceso de inserción de campañas en Manager se haya completado.
• Nota: Para que este campo aparezca deberás usar el botón “Seleccionar los x registros” para seleccionar todos los registros.

 

 

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Módulo de contactos #

Este módulo está diseñado para almacenar y organizar la información acerca de tus clientes. Es el primer módulo que se debe gestionar luego de la creación de un CRM ya que es aquí en donde se centraliza toda la información relacionada con los clientes y contactos comerciales. En este módulo se registra y se consulta información detallada del cliente como lo es su nombre, dirección, números de teléfono, correo electrónico, entre otros.

De este módulo dependen otros módulos como lo es el módulo de Casos, en el cual el agente debe relacionar un caso con un cliente guardado en el módulo de Contactos.

 

 

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Módulo de empresas #

Este módulo está diseñado para almacenar y organizar la información acerca de las empresas a las que pertenece sus clientes. 

De este módulo pueden depender otros módulos como lo es el módulo de Casos, en el cual el agente podría tener que relacionar un cliente de un caso con una empresa guardada en el módulo de Empresas.

 

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Módulo de casos #

Este módulo está diseñado para gestionar los procesos de soporte y servicio al cliente en su empresa. Por ejemplo, cuando un cliente se comunica con un agente para que le responda alguna duda o inconveniente que tenga y el agente no sea capaz de responderle en la primera interacción, podrá usar este módulo para crear casos y responderlos más adelante o transferirlos a otras áreas de la empresa según sea el caso. Este módulo se puede orientar a los casos de sus clientes, aliados comerciales, proveedores, colaboradores internos, etc. Es un módulo que se puede personalizar de acuerdo a su actividad requerida y posee una gran versatilidad. Los casos pueden ser de tipo: petición, queja, reclamo, sugerencia u otro tipo de caso con nombre personalizado como por ejemplo de tipo felicitación, entre otros. Por ello, a este módulo también se le conoce como PQRS. 

 

Al crear un nuevo caso, el sistema te pedirá que selecciones el tipo de caso que deseas agregar.

 

 

1. En “Responsable” selecciona quién es el encargado de responder el caso. 
2. En “Propietario” se añade el usuario que creó el caso.
3. En “Contacto” agregas el cliente relacionado con el caso. Aquí debes añadirlo dando clic en el ícono de una lupa que está ubicado en la parte derecha del campo. Una vez des clic allí se despliega una ventana donde se listan los contactos y deberás dar clic al ícono de bandera para asignar ese contacto al caso. En caso de que el cliente no se encuentre en el listado, deberás dar clic en “Crear un nuevo registro” y llenar el formulario de nuevo contacto. El formulario tendrá los mismos campos como si ingresaras a crear un registro en el módulo de “Contactos”. 
4. Si el caso está relacionado con una empresa, asigna una empresa dando clic al ícono de lupa. Se abre una ventana flotante y en ella deberás seleccionar la empresa a asignar el caso dando clic en el ícono de bandera. Si no tienes agregada la empresa deberás dar clic en “Crear un nuevo registro”. Llena el formulario el cual tendrá los mismos campos como si entraras al módulo de “Empresas”.

 

1. Si el caso depende de otro caso, deberás seleccionar la opción “Dependiente” en el campo “Dependencia”.
2. En “Depende de” selecciona de qué caso depende el caso que estás creando.
3. En “Prefijo” se visualiza el prefijo del caso junto a su número de caso. Las siglas dependerán del tipo de caso y de la configuración realizada por su administrador.
4. En “Estado” defines el estado actual del caso. Al ser un caso nuevo debería de ser “Activo” o “Nuevo”. Estas opciones también son muy personalizables desde un perfil administrador. 
5. En “Prioridad” debes seleccionar el nivel de prioridad para resolver el caso. Internamente, los niveles de prioridad establecen distintos tiempos en que se deben resolver los casos. Esto lo configura el administrador de su operación. Por ejemplo, un nivel de prioridad “Urgente” podría establecerse como 40 minutos para resolver el caso o 15 minutos. Todo dependerá de la configuración realizada desde un perfil administrador.
6. En la sección “Campos” se listan los campos adicionales que se han añadido desde la edición del módulo a excepción del campo “Adjuntos”.
7. El campo “Adjuntos” permite añadir distintos tipos de formato al caso. Estos pueden ser: XLSX, CSV, PDF, JPG, PNG, DOCX, MP4, MP3, WMV, WMA, WAP, DOC, JPEG, AVI, BMP, BPM Y AVI. En la parte inferior de este campo se van listando los archivos adjuntos, los cuales al darles clic permitirán descargarse en su computadora.
8. Da clic en “Guardar” para crear o editar el caso y aplicar los cambios.

 

En caso de que estés editando el caso y selecciones la opción “Solucionado”, aparecerá un nuevo campo en la sección “Campos” llamado “Agrega solución”, donde debes describir el por qué consideras que el caso está solucionado. No olvides guardar los cambios.

 

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Módulo de cobranzas #

Este módulo permite gestionar los registros relacionados con cobranzas o cartera. Permite a los agentes manejar eficientemente los pagos y facturas pendientes de los clientes. Da un correcto seguimiento de estos mediante wolkvox CRM. 

1. Nombre: Ingresa el nombre del cliente.
2. Teléfono: Proporciona un espacio para ingresar el número de teléfono del cliente.
3. Correo: Dirección de correo electrónico del cliente.
4. Deuda total: Permite registrar el monto total de la deuda del cliente.
5. Vencido: Se utiliza para ingresar el monto que está vencido en la deuda.
6. Por vencer: Permite ingresar el monto que está próximo a vencerse.
7. wolkvox descripción de tipificación: En este espacio se describirá el código de tipificación seleccionado.
8. wolkvox Código de tipificación: En este espacio se escribirá el código de tipificación seleccionado.

 

 

Las obligaciones #

El término “Obligación” hace referencia a las deudas específicas de los clientes que se deben registrar, gestionar y seguir hasta su resolución.

En el apartado de “Obligaciones” se gestionan las tareas de seguimiento que se le hace al cliente para asegurar el cobro de una deuda o facturación pendiente.

1. Da clic en el ícono resaltado para añadir una obligación.
2. Las nuevas obligaciones se irán listando en el área resaltada sin un nombre.

 

Al dar clic en la flecha de cada cobranza agregada, se despliegan los siguientes campos que debes llenar según lo requerido en cada obligación.

1. Tipificar: Esta casilla permite habilitar un campo llamado “Tipificación de obligación” para seleccionar un código de tipificación con el cual se desea tipificar la obligación. Este campo aparece en la parte inferior de la sección derecha luego de las opciones de las obligaciones.
2. wolkvox ID: Permite ingresar un identificador único relacionado con la obligación.
3. Nombre: Establece un nombre para la obligación.
4. Saldo total: Ingresa el saldo total de la obligación.
5. Fecha de vencimiento: Ingresa la fecha en que la obligación vence.
6. Días de mora: Ingresa la cantidad de días de mora de la obligación.
7. Tiempo de portafolio:
8. Último pago:
9. Fecha de último pago: Ingresa la fecha en que se realizó el último pago.
10. Gestionar: 

 

1. 1. En la parte inferior habrá un botón con el que puedes eliminar una obligación.
   2. No olvides dar clic en “Guardar” para aplicar los cambios.

 

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Módulo de posibles clientes #

Este módulo permite gestionar clientes potenciales, es decir, que muestren interés en sus productos o servicios. Ayuda a las empresas a organizar y dar seguimientos a las interacciones con los prospectos.

 

Al editar un registro de posible cliente, tendrás tres botones en la parte superior:

1. Clonar: Permite clonar el registro modificando los datos que necesites cambiar.
2. Enviar correo: Permite enviar un correo mediante una plantilla de correo. Los destinatarios se eligen en la configuración de la plantilla de correo.
3.  Convertir: Permite convertir el posible cliente a una empresa o un contacto. Además de convertir el registro a oportunidad.

 

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Módulo de oportunidades #

Este módulo tiene la finalidad de registrar el seguimiento a las oportunidades de venta potenciales. Registre y monitoree cada oportunidad de venta, incluyendo el estado actual de la oportunidad, contactos involucrados, productos o servicios en cuestión y la fecha límite para cerrar la venta. Gracias a las herramientas generales de wolkvox CRM como lo son las tareas, recordatorios y demás actividades, no dejarás perder una oportunidad de venta.

 

Al crear o editar un registro en este módulo ten en cuenta:

1. Primeramente selecciona la fase en la que se encuentra la oportunidad. Los valores de estas opciones dependerán del administrador de su operación.
2. Llena o cambia los valores de los campos del módulo. El valor del campo “Importe esperado” se calculará en base a la fase seleccionada (el porcentaje de probabilidad establecido para cada base). 

 

No olvides dar clic en “Guardar” para aplicar los cambios.

 

 

Vista kanban #

El módulo de oportunidades permite ver los registros en vista tipo kanban. Accede a la vista mediante el botón resaltado en la siguiente imagen:

 

La vista kanban se basa en la visualización de los datos en tarjetas, para ver de una manera más organizada y comprender mejor los registros creados.

 

Existen varias opciones de filtrado rápido como: mostrar mis oportunidades, finalizan el próximo mes, finalizan este mes, nuevos esta semana y nuevos la semana pasada.

 

Puedes configurar una vista personalizada siguiendo los siguientes pasos:

1. Da clic al botón “Configuración de vista kanban”.
2. Asigna el nombre de la vista, la categoría (sea por nombre del proyecto o por fases) y la manera en que se debe agrupar las tarjetas.
3. Selecciona los campos a visualizar. La columna izquierda contiene los campos disponibles y la columna derecha contiene los campos asignados a la vista.
4. Da clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.

 

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Módulo de productos #

Este módulo tiene el objetivo administrar y realizar seguimiento a los productos que ofrece la empresa a sus clientes. Aquí puedes mantener un registro detallado de los productos y servicios ofrecidos, lo que aumenta la eficiencia y eficacia en la gestión de ventas y mejorar la satisfacción del cliente. 

 

Campos predefinidos #

En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:

1. Nombre del producto.
2. Código del producto.
3. Producto activo (botón switch).
4. Categoría del producto.
5. Type_payment o tipo de pago.
6. Tasa de comisión.
7. Cantidad en existencia.
8. Impuesto.

 

Luego de los campos, se añade una sección donde se pueden gestionar los precios del producto clasificado según las necesidades. La finalidad de esta sección es separar los precios según una característica especial, como por ejemplo, el lugar de venta y/o la monea usada. Esta herramienta es útil para las empresas que ofrecen una variedad de productos y/o servicios personalizados o que tienen una variedad de opciones que pueden afectar el precio final de la compra.

 

Los rangos sirven para crear un descuento especial por cantidad de productos. Por ejemplo, puedes hacer que desde una cantidad específica hasta una cantidad aplicar un porcentaje de descuento.

 

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Módulo de cotizaciones #

Este módulo permite a los agentes generar y gestionar cotizaciones para sus clientes de manera personalizada, efectiva y eficiente. Además, las empresas podrán ofrecer experiencias de compra personalizada y eficiente para sus clientes.

 

Campos predefinidos #

En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:

1. Contacto.
2. Empresas.
3. Oportunidad.
4. Correo.
5. Status.
6. Asunto.
7. Observaciones.
8. Válido hasta.
9. Descripción.
10. Propietario.
11. Precio cotización.
12. Detalle de la oferta.
13. Términos y condiciones.

 

El campo “Precio de cotización” es necesario para agregar productos en “Detalle de la oferta”. Una vez tengas el precio seleccionado da clic en “Agregar productos”.

 

En “Detalle de la oferta” se listarán todos los productos agregados a la cotización.

Los campos de cada producto son:

• Acciones: Contiene un botón para eliminar la oferta de producto.
• S.NO: Número de la oferta de producto.
• Nombre del producto: Aquí encontrarás un menú desplegable donde deberás seleccionar el producto de la oferta (debe encontrarse activo) y una descripción del producto.
• Tipo de costo: Este valor se trae del configurado en el producto. Puede ser de tipo “Monthly”, “On demand” o “One time”.
• Lista de precios: El valor de cada producto se trae de la base de datos del módulo de productos aunque si no hay un precio o deseas editar el valor, lo puedes hacer.
• Cantidad: Especifica la cantidad del producto a incluir en la cotización. 
• Importe: Suma del precio por la cantidad.
• Descuento: Si en el módulo de productos especificaste un descuento desde cierta cantidad de productos, se aplicará el descuento establecido. También tiene un botón para editar el valor del descuento.
• Impuesto: Si en el módulo de productos especificaste un porcentaje de impuesto, este se aplicará en el campo, aunque también puedes editar este valor.
• Total: Suma todos los valores y sería el valor a total para esta cotización.

 

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Módulo de previsiones (Forecast) #

Este módulo se utiliza para prever las ventas futuras y planificar las estrategias del periodo en base a los resultados esperados. El módulo toma en cuenta los valores objetivos y los datos históricos de las oportunidades de negocio para predecir las ventas esperadas en un periodo futuro bien sea mensual, trimestral o semestral. Con esta herramienta, los equipos de ventas podrán planificar y organizar actividades para alcanzar los objetivos de venta establecidos, a través de la recopilación de información más el análisis de datos.

 

Para crear una previsión usa el botón resaltado en la siguiente imagen.

 

La finalidad de crear previsiones es tener un plan de ventas a corto o largo plazo y establecer objetivos que se deban cumplir para cada rol o miembro del equipo.

1. Selecciona el periodo de la previsión, indicando el año y tiempo.
2. Establece el objetivo general de su usuario.
3. En “Roles subordinados” se listan todos los roles hijos del rol que tiene el usuario que estás usando. Al lado derecho de cada rol subordinado hay un campo para establecer un objetivo específico por rol.
4. En “Miembros del rol” se listan todos los usuarios que tienen el mismo rol que tiene tu usuario actualmente.  A su lado derecho hay un campo para establecer el objetivo por cada miembro del rol.

 

Sigue los siguientes pasos para ver o calcular las previsiones de un periodo en específico. Tenga en cuenta que no podrás ver las previsiones de roles superiores o padre de su rol actual.

1. En la parte superior puedes ver el rol establecido para su usuario.
2. Selecciona el año, periodo y rango para ver las previsiones creadas.

 

 

1. Selecciona el periodo a calcular.
2. Una vez se tenga la previsión calculada, se mostrará una tabla con información similar a la visualizada en la siguiente imagen.
3. El botón “Re-calcular” permite volver a cargar la información para obtener los resultados actualizados.
4. El botón “Editar” permite cambiar los parámetros de la previsión.

 

1. El valor de “Objetivo” es el que se debería de alcanzar en el periodo según el administrador de su operación.
2. El valor de “Alcanzado” es la suma de las oportunidades en estado “Activo” y “Perdido”.
3. El valor de “Potencial de canales” es la suma de las oportunidades en estado “En progreso”.

Nota: Puedes dar clic al valor “Alcanzado” o “Potenciales de canales” de cada rol o miembro del rol para ver en detalle la lista de oportunidades y verificar la información.

 

 

Módulo de paneles de información (Dashboard) #

Dentro del módulo de “Paneles de Información” en nuestro sistema CRM, se proporciona la capacidad de agregar gráficos y medidores de objetivos para visualizar y analizar datos de manera efectiva. Al crear un gráfico en un panel de información, los usuarios tienen acceso a varias opciones de configuración que permiten personalizar la apariencia y la presentación de la información.

 

 

Crear un nuevo panel de información #

1. Entra al módulo de paneles de información (dashboard) mediante el menú lateral izquierdo.
2. Para agregar un nuevo panel de información da clic en “Crear dashboard”.
3. En el área central se listarán todos los paneles de información creados. Podrás acceder a cada uno de ellos dando doble clic en su campo.

 

 

Aquí tienes una vista inicial de la configuración de los paneles de información. Primero, deberás dar clic en “Agregar gráfico”.

 

 

Luego de aplicar el paso anterior, se agrega un gráfico vacío en el dashboard.

1. El botón “+” permite asignar al gráfico el tipo de información que mostrará, puede ser de tipo gráfico o medidor de objetivos.
2. El botón “x” permite eliminar el gráfico.

 

 

Creación y configuración de un gráfico para el nuevo panel #

1. En la pestaña “Paneles de información” configuras lo que deseas mostrar en el gráfico.
2. Las opciones a configurar son las siguiente.
   • Tipo de gráfico: En esta opción, puedes elegir el tipo específico de gráfico que mejor se adapte a la visualización de los datos. Las opciones incluyen: columnas, líneas, columnas apiladas, líneas apiladas, gráfico circular, circular en 3D, gráfico de donas, donas en 3D, embudo y embudo horizontal.
   • Nombre: Proporciona un nombre para el gráfico.
   • Módulo: Selecciona el módulo específico de la operación para el cual se generará el gráfico. Aquí se listan todos los módulos predeterminados y personalizados creados anteriormente.
   • Medida: Selecciona la medida específica relacionada con el módulo establecido en el anterior campo. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podrás añadir una o dos medidas.
   • Grupo: Selecciona el campo del módulo que deseas utilizar para agrupar los datos en la gráfica. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podrás añadir uno o dos grupos.
   • Ordenar por: Orden alfabético ascendente (label asc), orden alfabético descendente (label desc), valor ascendente (value asc) y valor descendente (value desc).
   • Por cada: Esta opción aparecerá si en “Grupo” seleccionas un campo relacionado con fechas como por ejemplo, “wolkvox_fecha_creacion”. Permite obtener la data ordenada por año, mes, semana, día y hora.
3. Da clic en “Confirmar” para guardar los cambios.

 

 

Filtros avanzados #

Esta funcionalidad está disponible al crear un nuevo gráfico y permite configurar criterios de filtrado más complejos y específicos para la generación del gráfico. Estos filtros funcionan a manera de jerarquía. Según el orden de los criterios, el sistema va buscando y organizando la información según esos parámetros.

1. Entra en la pestaña “Filtros avanzados”.
2. En esta área se va construyendo la jerarquía de los filtros avanzados. Selecciona el nivel deseado para el nuevo filtro. Si no has creado ninguno, deberás empezar con el nivel “Start”.
3. Da clic en “Agrega” para añadir un nuevo filtro.

Nota: Los niveles jerárquicos permiten a los usuarios construir una estructura de filtrado más compleja y detallada al combinar múltiples condiciones con operadores lógicos y valores específicos. Esto permite crear reglas de filtrado que abarcan varias variables y condiciones, lo que resulta en una presentación más específica y precisa de los datos del gráfico.

 

 

1. Nombre: En este campo, se presenta un menú desplegable que ofrece opciones para establecer relaciones lógicas entre las condiciones del filtro. Las opciones “And” y “OR” son operadores lógicos que permiten combinar múltiples condiciones para crear reglas de filtrado más complejas. Además, se listan campos según el módulo seleccionado en la pestaña “Paneles de información”.
2. Operador: En este campo, se listan las condiciones de filtrado. Los condiciones disponibles son: “Contiene”, “Diferente”, “Vacío” y “Valor exacto”. Estas condiciones determinan cómo se evaluará el valor ingresado en el siguiente campo.
3. Valor: Este campo permite insertar texto para establecer el valor específico que se utilizará en la condición de filtrado. El valor que ingreses aquí será comparado con los datos en el CRM según el operador seleccionado.
4. No olvides dar clic en “Confirmar” para agregar el filtro.

 

 

Puedes acomodar la posición de los paneles situando el mouse encima del panel, sosteniendo el clic izquierdo del mouse y arrastrando hacia la posición deseada.

 

 

Si colocas el mouse encima de la esquina inferior derecha del recuadro correspondiente al panel elegido y mantienes presionado el botón izquierdo del mouse, podrás ajustar el tamaño del panel.

 

 

Crear un medidor de objetivos #

El uso de medidores de objetivos puede ser beneficioso en diversos módulos del CRM, dependiendo de tus objetivos y métricas que deseas supervisar. Identifica las métricas clave que deseas rastrear y visualizar y configura los medidores de objetivos para que te brinden información valiosa sobre el progreso hacia tus metas y objetivos específicos.

 

 

1. En la pestaña “Paneles de información” configuras lo que deseas mostrar en el gráfico.
2. Las opciones a configurar en esta pestaña para los medidores de objetivos son las siguientes:
   • Nombre: Este campo permite darle un nombre descriptivo al medidor de objetivo que estás creando.
   • Objetivo de la métrica: Permite seleccionar el módulo del CRM para el cual deseas crear el medidor de objetivo.
   • Módulo relacionado: Este campo aparece dependiendo de lo que selecciones en “Objetivo de la métrica”. Te permite relacionar un módulo secundario si es necesario para filtrar la métrica principal.
   • Medida: Permite seleccionar una medida específica que se aplicará a la métrica del módulo solucionado. Las opciones disponibles dependerán del módulo y podrían incluir recuento, suma, mínimo, máximo, media, etc.
   • Objetivo: Aquí puedes agregar un valor numérico que representa el objetivo que deseas alcanzar en esta métrica.
   • Campo de filtro: Dependiendo del módulo seleccionado en “Objetivo de la métrica” y “Módulo relacionado”, aquí puedes elegir un campo para aplicar como filtro a la métrica, como una fecha de creación o modificación.
   • Filtro fecha: Permite seleccionar un rango de fechas específico para aplicar como filtro en la métrica. Esto podría ser útil para analizar datos en un periodo determinador.
3. Personalizar porcentaje: Esta función te permite ajustar el porcentaje de cumplimiento del objetivo en el medidor de objetivos. Puedes crear diferentes niveles de rendimiento, por ejemplo, rojo, amarillo y verde, y luego ajustar los valores para cada uno de estos niveles. Para hacerlo, simplemente arrastra y suelta el círculo deslizante en cada nivel para establecer el valor mínimo requerido. Esto define en qué rango de porcentaje se ubicará el valor obtenido para considerarlo como perteneciente a un nivel específico. Es una forma eficaz de visualizar visualmente el progreso hacia el objetivo y evaluar el rendimiento en función de los umbrales definidos.

 

 

A continuación se muestra un ejemplo de un medidor de objetivos que rastrea el total de montos de oportunidades cerradas durante el último mes. El objetivo establecido es de 150000 USD. Los colores del medidor indicarán visualmente el progreso hacia el objetivo.

La configuración del panel de información de tipo medidor de objetivo se ha realizado así:

• Nombre: Ventas mensuales.
• Objetivo de la métrica: Oportunidades.
• Medida: Suma de Amount.value
• Objetivo: 150000
• Campo de filtro: business_closing_date
• Filtro de fecha: Último mes.
• Personalizar porcentaje:
  • Rojo: Si el total de montos está entre 0% y 49% del objetivo.
  • Amarillo: Si el total de montos está entre 50% y 69% del objetivo.
  • Verde: Si el total de montos está entre 70% al 100% del objetivo.

 

 

Guardar el panel de información #

Para guardar el panel de información configurado deberás:

1. Proporcionar un nombre para el panel.
2. Dar clic en “Guardar”.

Nota: Si te sales de esta vista sin antes guardar el panel, perderás todo lo configurado.

 

 

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Aspectos comunes en los módulos #

Los módulos tienen características comunes que aumentan la productividad y comodidad de los agentes para la gestión de estos. Estas son:

 

Actividades #

Cada módulo tendrá una sección llamada “Actividades”, esta sirve para aumentar la productividad y gestionar mejor las tareas pendientes por cada agente. Aquí puedes crear tareas, recordatorios, agendar llamadas o reuniones, etc.

Gracias a estas actividades te mantendrás organizado y al tanto de gestiones pendientes de sus labores diarias. Por ejemplo, puedes usar los recordatorios para realizar seguimiento a clientes potenciales, llamadas postergadas y citas importantes a las cuales debes acudir.

Administra eficientemente tu día a día con el recordatorio de tareas y reuniones, asegurándote de que cumplas con la misión diaria. También, gracias a la priorización de tareas, te asegurarás de cumplir con las más importantes para aumentar la eficacia y éxito en tu trabajo.

La parte inicial de esta herramienta se compone de una tabla donde puedes visualizar todos los elementos creados.

 

 

Una vez asignada la actividad, se agrega una etiqueta de color que contiene un ícono de una bandera en los registros seleccionados. Esta se agrega en cada registro de la tabla según el módulo en el que te encuentres.

El color de la etiqueta dependerá de la proximidad de la fecha actual con la fecha límite asignada a la actividad. 

• Las etiquetas en color verde representan que la actividad tiene todavía un buen tiempo distante antes de vencerse.
• Las etiquetas en color amarillo representan que la actividad está próxima a vencerse.
• Las etiquetas en color rojo representan que la actividad ha llegado a la fecha límite.

 

 

Llamadas #

El primer tipo de actividad que puedes crear es el de llamadas. Date un recordatorio de las llamadas que debas realizar.

 

1. Asigna un nombre a la actividad.
2. Coloca los participantes de la llamada. Da clic en el campo y escribe mínimamente 3 números para que el sistema busque los registros de contactos relacionados con los caracteres que colocaste. Agrega desde 1 hasta el número de participantes que necesites.
3. Establece una fecha de vencimiento. Esto te ayudará a estar más pendiente de la actividad antes de que se venza.
4. Puedes activar un recordatorio. Establece la fecha y hora en que el sistema te debe recordar la actividad. Este recordatorio se basa en una ventana que se abre dentro del CRM y en la cual te aparece un link para entrar al registro relacionado con el recordatorio. También hay un botón para descartar el recordatorio.
5. Agrega una descripción que te ayude con lo que debes hacer en la actividad. 
6. No olvides dar clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.

 

Reuniones #

El segundo tipo de actividad que puedes crear es el de reuniones. Date un recordatorio de las reuniones que debas realizar.

 

1. Asigna un nombre a la actividad.
2. Establece la ubicación donde se realizará la reunión.
3. Coloca los participantes de la llamada. Da clic en el campo y escribe mínimamente 3 números para que el sistema busque los registros de contactos relacionados con los caracteres que colocaste. Agrega desde 1 hasta el número de participantes que necesites.
4. Establece una fecha de inicio de la reunión. Esto te ayudará a estar más pendiente de la actividad antes de que se venza.
5. Establece una fecha de finalización de la reunión.
6. Puedes activar un recordatorio. Establece la fecha y hora en que el sistema te debe recordar la actividad. Este recordatorio se basa en una ventana que se abre dentro del CRM y en la cual te aparece un link para entrar al registro relacionado con el recordatorio. También hay un botón para descartar el recordatorio.
7. Agrega una descripción que te ayude con lo que debes hacer en la actividad. 
8. No olvides dar clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.

 

Tareas #

El tercer y último tipo de actividad que puedes crear es el de tareas. Organiza y prioriza lo que debas realizar cada día.

 

1. Asigna un nombre a la actividad.
2. Establece una prioridad para la tarea. Esta puede ser alta, media o baja.
3. Establece una fecha de vencimiento. Esto te ayudará a estar más pendiente de la actividad antes de que se venza.
4. Puedes activar un recordatorio. Establece la fecha y hora en que el sistema te debe recordar la actividad. Este recordatorio se basa en una ventana que se abre dentro del CRM y en la cual te aparece un link para entrar al registro relacionado con el recordatorio. También hay un botón para descartar el recordatorio.
5. Agrega una descripción que te ayude con lo que debes hacer en la actividad. 
6. No olvides dar clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.

 

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Notas #

Cada módulo tendrá una sección llamada “Notas”, esta sirve para aumentar la productividad y gestionar mejor las tareas pendientes por cada agente. Aquí puedes crear tareas, recordatorios, agendar llamadas o reuniones, etc.

 

 

Listado de actividades, tareas y notas #

En la sección de “Actividades” del menú lateral izquierdo tendrás acceso a todas las actividades en la que está involucrado su usuario o grupo. Aquí podrás gestionar las actividades como por ejemplo, marcarlas como completadas, editarlas o llamar al contacto requerido por la actividad. 

 

 

Al pasar el mouse sobre los botones de las actividades se abrirá una ventana con la respectiva información. Inclusive, se ha incluido un scroll o barra de desplazamiento vertical si la cantidad de información de la actividad es muy extensa.

 

 

En la parte inferior de cada registro se muestran solamente las tres últimas tareas y actividades que se hayan creado.

 

 

En la parte derecha de cada registro se puede pasar el mouse sobre el estado de la actividad con la finalidad de marcar como completada la actividad o editarla. 

 

 

Si pasas el mouse sobre la descripción de la actividad, podrás ver completamente el texto ya que se incluyó una nueva ventana con un scroll o barra de desplazamiento vertical.

 

 

Para ver todas las actividades asignadas al registro, se deberá ir hacia la pestaña “Actividades”.

 

 

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Tipificar registros #

La tipificación permite clasificar las interacciones, registros o eventos que sucedan en nuestro CRM con el fin de informar al sistema qué sucedió o cuál fue la conclusión de esa interacción, registro o evento.

Los módulos que tienen esta opción son: Cobranzas, Contactos, Cotizaciones, Empresas, Gestiones, Oportunidades, Posibles Clientes, Preguntas frecuentes, Productos, Proyectos, los módulos personalizados y las campañas.

En cada módulo tendrás el botón de tipificación a la derecha o izquierda de la pantalla dependiendo de la configuración hecha por su administrador.

1. Solo debes pasar el mouse por encima del botón para que se abra el menú de opciones de tipificación a elegir.
2. Elige las opciones de tipificación según lo concluido en el registro. Las opciones que aparecen aquí dependen de la configuración hecha por el administrador de su operación.

 

 

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Importar registros #

En cualquier módulo, puedes importar registros mediante archivos de valores separados por comas.

Nota: Ten presente que el tipo de perfil del usuario con el que deseas importar registros, deberá tener los permisos de importación.

1. Da clic en la flecha del botón que se ubica en la parte superior del módulo.
2. Selecciona la opción “Importar”.

Nota: Ten presente que el archivo CSV no debe superar los 100 MB de peso.

 

 

1. Aparecerá la sección donde puedes cargar el archivo CSV con tus registros a importar.
2. El botón “Ejemplo” permite descargar un archivo CSV que te puede servir de ejemplo para construir tu archivo CSV con los registros a importar.

 

 

1. Puedes verificar el nombre del archivo CSV que subiste.
2. En la parte derecha se ubican los datos básicos de la importación y cada campo a importar.
   • En la columna “Campos en CRM” puedes comprobar cada campo que posee el módulo.
   • En “Vista previa” previsualizas un dato de un registro que el sistema haya detectado.
   • En “Campos en CSV” tienes en cada fila el menú desplegable con las columnas del archivo Excel que subiste. El sistema se encarga automáticamente de asignar la columna correspondiente, pero usted puede cambiar la columna a la que se hace referencia si has detectado un error.
3. Este botón permite cancelar la importación por algún motivo que hayas detectado.
4. El botón “Validar” permite que se validen los campos y sus valores antes de proceder a la creación automática de los registros.
5. Luego de dar clic en el botón “Validar” deberás dar clic en este botón para confirmar que los datos previsualizados son correctos.

Nota: Se recomienda construir una plantilla en Excel con las columnas en orden.

 

 

Luego de validar y confirmar los campos, aparecerá un mensaje en el que se advierte que el proceso de importación se realizará en segundo plano y se notificará al correo del usuario cuando el proceso termine.

Nota: Este proceso puede tardar un tiempo si existen demasiados registros. También debes tener presente que si el proceso de importación el módulo seleccionado no se ha terminado, no podrás importar otro archivo simultáneamente (pero teniendo en cuenta que aplica para el mismo módulo, puedes importar registros sin problemas en otros módulos).

 

 

Cuando te llegue el correo de notificación acerca de la importación, este te informará acerca del total de registros cargados, insertados correctamente, omitidos, errores en la carga y tiempo de ejecución.

Nota: Como ya no hay una importación en el módulo que esté en proceso, puedes volver a usar la función de importar registros.

 

 

 

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Combinar registros duplicados #

Puedes combinar registros que se encuentren duplicados para no repetir información innecesaria.

1. Da clic en la flecha del botón que se ubica en la parte superior del módulo.
2. Selecciona la opción “Combinar registros duplicados”.

 

 

1. Escribe el correo electrónico donde deseas recibir las notificaciones acerca del proceso de combinación de registros duplicados.
2. Filtra los registros duplicados por un campo del módulo.
3. Filtra la búsqueda por fecha de creación o modificación del registro.
4. Selecciona la fecha de inicio y fin para la búsqueda.

 

 

1. Da clic en “Buscar duplicados” para que el sistema inicie la búsqueda de registros.
2. En la tabla podrás comprobar los registros que probablemente estén duplicados.
3. Selecciona el único registro que deseas conservar.
4. Da clic en “Eliminar duplicados” para eliminar todos los registros duplicados y dejar únicamente el seleccionado.

 

 

1. Una vez se eliminen los registros duplicados correctamente, verás un mensaje en la parte inferior izquierda de la plataforma.
2. Como opcional, tienes el botón “Registros anteriores” para ver los últimos registros duplicados que fueron eliminados.

 

 

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Importar / Actualizar registros de forma masiva #

 

Tipos de cargas masivas #

 

Registros Relacionados

Son aquellos que dependen de la existencia previa de otros registros en el sistema. Por ejemplo, un caso relacionado con un cliente.

Consideraciones:

• Verificar previamente que los registros relacionados existan en el sistema.
• Identificar las claves de relación y garantizar su coherencia.
• Anticipar que el proceso será más lento debido a la verificación de relaciones en la base de datos.

 

Registros Únicos

Datos que no tienen dependencias con otros registros. Por ejemplo, un listado de prospectos independientes.

Consideraciones:

• Verificar la unidad de los datos antes de realizar la carga.
• Anticipar que el proceso será más lento debido a la verificación de unicidad en la base de datos.

 

Registros Nuevos

Ingreso de información completamente nueva al sistema. Por ejemplo, la creación de clientes y sus datos asociados desde un archivo inicial.

Consideraciones:

• Asegurarse de que el formato de datos sea correcto y compatible con las reglas del sistema.
• En el mejor de los casos, una carga masiva con registros nuevos puede demorar alrededor de 5 minutos, siempre y cuando los registros sean simples, es decir, sin campos relacionados.
• Prever que la creación de relaciones entre estos registros podría aumentar significativamente los tiempos de carga.
• Recordar que los prefijos en las cargas de casos se asignan según la configuración establecida en el módulo.

 

Factores para tener en cuenta #

 

Cantidad de registros y campos relacionados

• A mayor cantidad de registros relacionados, el tiempo de carga aumenta exponencialmente debido a las validaciones necesarias en cada relación.
• Es recomendable segmentar los archivos en lotes más pequeños cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos relacionados.

 

Cantidad de columnas en el archivo

• El número de columnas está directamente relacionado con el tiempo de procesamiento. Más columnas requieren mayor capacidad de procesamiento y validación de datos.
• Asegurarse de que las columnas y campos del archivo CSV coincidan exactamente con los del CRM.

 

Tráfico en las cargas masivas

• Las cargas masivas simultáneas pueden saturar el sistema, especialmente durante horarios de alta demanda, lo que podría ralentizar su procesamiento.
• Planificar estas operaciones en momentos de menor tráfico, preferiblemente durante horarios no laborales.

 

Cantidad de datos almacenados por el cliente

• Los tiempos de procesamiento están influenciados por la cantidad total de datos ya existentes en la base de datos del cliente.
• Los clientes con grandes volúmenes de información pueden experimentar tiempos de carga más prolongados.

 

Configuración inicial del módulo

• Asegúrate de que los datos a insertar en tu módulo estén alineados con la configuración del CRM, ya que discrepancias podrían generar problemas durante el proceso de carga.

 

Recomendaciones generales #

 

Preparación de datos

• Antes de iniciar la carga, validar la calidad de los datos, eliminar duplicados y corregir errores de formato.

 

Segmentación de cargas

• Dividir grandes volúmenes de datos en archivos más pequeños para minimizar el impacto en el sistema.

 

Pruebas preliminares

• Realizar una prueba con una muestra representativa antes de ejecutar la carga completa.

 

Planificación de horarios

• Evitar realizar cargas masivas en horarios de alta demanda para reducir el riesgo de saturación.

 

 

Importar / Actualizar registros #

Puedes importar o actualizar los campos de los registros de tu módulo masivamente. 

1. Da clic en la flecha del botón que se ubica en la parte superior del módulo.
2. Selecciona la opción “Combinar registros duplicados”.

 

 

 

 

Dentro de la misma interfaz se encontrarán los botones para subir registros nuevos o actualizar registros existentes.

 

 

El paso de verificación de datos del archivo tendrá una vista más amena para el usuario, permitiéndole revisar de manera visual la información antes de proceder con la importación. En esta etapa, se mostrará un desglose claro de cada campo del archivo CSV y su correspondencia con los campos en el CRM, indicando si algún campo es obligatorio. También se incluye una vista previa de los primeros registros para validar que la información esté correcta.

Además, el sistema estimará el tiempo de carga y permitirá ingresar un correo para recibir notificaciones sobre el proceso. El usuario contará con opciones para Restablecer o Validar los datos antes de iniciar la importación, brindando un mayor control y seguridad en la carga masiva.

 

 

En los campos relacionados deberás seleccionar el campo principal mediante el cual se relacionará el módulo.

 

 

Los botones para reestablecer, validar y aplicar los cambios se encuentran en la parte superior derecha de esta sección.

 

 

En el correo enviado al completar una carga masiva se podrá comprobar el tiempo que le tomó al servidor ejecutar la acción realizada.

 

 

Importar / Actualizar registros en el Módulo de Cobranzas #

En el módulo de Cobranzas de nuestro CRM, la vista de carga masiva se adapta específicamente a las necesidades de este módulo:

Formato Exclusivo de Carga Vertical: La carga masiva en el módulo de Cobranzas se realiza únicamente en formato vertical. Esto significa que los datos deben estructurarse en una sola columna por campo, para asegurar que el sistema los procese correctamente.

Botón Único para “Actualizar e Insertar Registros”: A diferencia de otros módulos donde el usuario puede elegir entre opciones de carga, en el módulo de Cobranzas solo aparece el botón “Actualizar e insertar los registros”. Este botón cumple una función dual: permite tanto la creación de nuevos registros como la actualización de registros existentes.

• Si el sistema encuentra registros coincidentes (por ejemplo, con el mismo ID o un identificador único configurado en el archivo), actualiza esos registros.
• En caso de no haber coincidencias, los registros se insertarán como nuevos.

Ayuda y Ejemplo de Archivo de Carga: En el lado derecho de la interfaz, se ofrece una sección de ayuda rápida para los usuarios que tengan dudas sobre cómo estructurar sus datos. También se proporciona un botón de descarga de ejemplo, que permite obtener un archivo de muestra en el formato adecuado para la carga masiva en el módulo de Cobranzas.

 

 

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Eliminación masiva #

Puedes eliminar masivamente registros de tu módulo. 

1. Da clic en la flecha del botón que se ubica en la parte superior del módulo.
2. Selecciona la opción “Eliminación masiva”.