¿Qué es CRM? #
CRM o Customer Relationship Management (Gestión de relación con el cliente, en español) es un sistema que permite recopilar y almacenar información sobre los clientes, con la finalidad de construir relaciones más sólidas y duraderas con estos y mejorar la eficiencia de los procesos.
Las ventajas que se pueden adquirir al tener un CRM son: Mejora de la gestión de ventas, marketing, servicio al cliente, compras, ventas, entre otras.
El CRM se divide en módulos, para organizar la información y funcionalidades de manera más eficiente y adaptadas a las necesidades específicas de la empresa.
¿Qué es un módulo en un CRM? #
Un módulo en el CRM es un bloque de información dentro de todo el ecosistema que cumple con una tarea específica. El objetivo de tener módulos en un CRM es organizar la información de la base de datos en diferentes bloques y que estos se clasifiquen según su funcionalidad.
Ese conjunto de funcionalidades y herramientas son diseñadas para gestionar las distintas áreas de una empresa, como los contactos, clientes, oportunidades de venta (clientes potenciales), campañas, entre otras.
Existen módulos predeterminados y los personalizados. Los predeterminados son módulos que ya vienen predefinidos en wolkvox CRM y que ya vienen con una estructura de campos predefinida ya que cumplen con una función especificada. Los personalizados son módulos que vienen sin campos predefinidos y que permiten que construyas un módulo desde cero según tu necesidad.
Una vez dentro, encuentras las siguientes opciones:
- Botón para agregar un nuevo módulo.
- Listado de módulos creados y habilitados.
¿Qué módulos generales o predeterminados hay en el CRM? #
wolkvox CRM tiene estandarizados los siguientes módulos:
- Casos.
- Empresas.
- Contactos.
- Reportes.
- Paneles de información-
- Preguntas frecuentes-
- Productos.
- Cotizaciones.
- Posibles clientes.
- Oportunidades.
- Previsiones.
- Cobranza (Collections).
- Proyectos.
Creación de módulos predeterminados #
wolkvox CRM tiene distintos módulos con una configuración y objetivo de uso predeterminado.
- En el campo “Tipo de módulo”, debes escoger el tipo de módulo “Predeterminado”.
- En “Seleccionar módulo” debes escoger el módulo deseado que deseas agregar.
- Da clic en le botón “Confirmar para aplicar los cambios.
Después de crear el módulo deberás activar los permisos necesarios en cada perfil para ver el módulo y/o gestionarlo. Los módulos predeterminados son: “Casos”, “Empresas”, “Contactos”, “Reportes”, “Paneles de información”, “Preguntas Frecuentas”, “Productos”, “Cotizaciones”, “Posibles clientes”, “Oportunidades”, “Previsiones”, “Cobranza” y “Proyectos”.
Relación de módulos #
Algunos módulos predeterminados se relacionan entre sí y requieren unos de otros para el correcto funcionamiento de los procesos. Estos son:
Módulos relacionados con la gestión de PQRS #
- Contactos.
- Empresas.
- Casos.
- Preguntas frecuentes.
Módulos relacionados con los procesos de ventas #
- Contactos.
- Empresas.
- Posibles clientes.
- Oportunidades.
- Previsiones.
- Productos.
- Cotizaciones.
Módulos relacionados con la gestión de la información #
- Reportes.
- Paneles de información.
Módulos predeterminados #
Módulo de contactos (contacts) #
Este módulo está diseñado para almacenar y organizar la información acerca de tus clientes. Es el primer módulo que se debe gestionar luego de la creación de un CRM ya que es aquí en donde se centraliza toda la información relacionada con los clientes y contactos comerciales. En este módulo se registra y se consulta información detallada del cliente como lo es su nombre, dirección, números de teléfono, correo electrónico, entre otros.
De este módulo dependen otros módulos como lo es el módulo de Casos, en el cual el agente debe relacionar un caso con un cliente guardado en el módulo de Contactos.
Campos predeterminados del módulo de contactos: #
Los campos predefinidos en este módulo son:
- Nombre contacto.
- Teléfono contacto.
La información de tus clientes es muy importante, por eso recomendamos añadir los campos necesarios según la información del cliente que requieras tener recolectada.
Recomendaciones de campos para el módulo de contactos: #
Se recomienda tener presente los siguientes campos en este módulo para tener una configuración más completa y común según los estándares globales:
- Correo electrónico.
- Fecha de nacimiento
- Empresa.
- Cargo.
- Segundo número telefónico.
Módulo de casos (Cases) #
Este módulo está diseñado para registrar los procesos de soporte y servicio al cliente en su empresa. Es el que comúnmente se conoce como PQRS, porque es allí donde se gestionan las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y otros según requerimientos de la empresa.
Por ejemplo, cuando un cliente se comunica con un agente para que le responda alguna duda o inconveniente que tenga y el agente no sea capaz de responderle en la primera interacción, podrá usar este módulo para crear casos y responderlos más adelante o transferirlos a otras áreas de la empresa según sea el caso.
Este módulo se puede orientar a los casos de sus clientes, aliados comerciales, proveedores, colaboradores internos, etc. Es un módulo que se puede personalizar de acuerdo a su actividad requerida y posee una gran versatilidad.
Los casos pueden ser de tipo: petición, queja, reclamo, sugerencia u otro tipo de caso con nombre personalizado como por ejemplo de tipo felicitación, entre otros.
Campos predefinidos en el módulo de casos #
Los campos predefinidos en este módulo y que están presentes en todos los tipos de caso son:
- Responsable: El agente podrá seleccionar el responsable del caso.
- Propietario: Este ya viene diligenciado y corresponde al agente que creó el caso.
- Contacto: El agente selecciona el contacto que solicitó el caso.
- Empresa: Es un campo opcional y aquí el agente selecciona la empresa del contacto.
- Agregar descripción del caso: El agente puede añadir una descripción detallada del caso.
- Dependencia: Selecciona si el caso es dependiente de otro caso o es un caso independiente.
- Prefijo: Es el código que indica tipo de caso y número de caso.
- Estado: El agente podrá seleccionar el estado del caso. Las opciones que se le presenten serán las que el administrador coloque en la configuración. El administrador puede modificar estos estados en la sección “Predeterminado”.
- Prioridad: El agente selecciona la prioridad que tendrá el caso. De esto dependerá el nivel de atención que se le brinde.
- Tiempo estimado: En este campo le aparecerá al agente el tiempo estimado que se tiene para resolver el caso. El administrador es el que configura los parámetros de este campo. Este puede modificar el cálculo del tiempo estimado en la sección “Predeterminado”.
- Adjuntos: El agente podrá subir archivos con formato XLSX, CSV, PDF, JPG, PNG, DOCX, MP4, MP3, WMV, WMA, WAP, DOC, JPEG, AVI, BMP, BPM y AVI.
Una vez ingreses al módulo de casos y luego des clic en la configuración de campos tendrás que seleccionar el tipo de caso donde deseas agregar campos.
Recomendaciones de campos para el módulo de casos #
Los nuevos campos que añadas, se listarán en el apartado “Campos” y quedarán ordenados desde el inicio de este campo y de último quedará el campo “Adjuntos”.
Ajuste “Predeterminado” #
Accede a los ajustes predeterminados del módulo dando clic al botón resaltado en la siguiente imagen.
Ajustes predeterminados de los tipos de casos #
Una vez entres en los ajustes predeterminados del módulo de casos puedes configurar los tipos de casos disponibles para crear y gestionar los registros:
- Entra en la pestaña “Tipos de casos”.
- En el campo resaltado puedes agregar o quitar los tipos de casos que desees. Simplemente cliquea en el campo, escribe el nombre del tipo de caso a crear y selecciona su nombre en el menú desplegable para añadir el caso. Si deseas eliminar un caso solo debes dar clic en la “X” de cada tipo de caso.
- La numeración en este módulo es muy importante ya que permite identificar cada caso con un número de identificación. Primero, encuentras la numeración de tipo aleatoria, la cual agrega un número aleatorio para identificar el caso. Este es agregado automáticamente en la descripción del caso.
- La numeración secuencial por módulo permite tener un sistema de numeración automática y asignar el número de identificación del caso de manera única y secuencial.
- La numeración secuencial por submódulo permite tener un sistema de numeración automática y asignar el número de identificación del caso de manera única y secuencial.
- La opción “Enviar correo a casos dependientes” permite que una vez activada la opción, se envíen correos de actualización del caso a los integrantes de casos de los cuales depende el caso actual.
Ajustes predeterminados #
En esta sección se configuran los aspectos generales de cata tipo de caso.
- Primero, da clic en la pestaña “Predeterminado”.
- Selecciona el tipo de caso al cual deseas cambiarle la configuración.
Una vez entres en la pestaña “Predeterminado”, las primeras opciones a configurar son las siguientes:
- Tipo: Aquí puedes cambiar el tipo de caso al cual le estás cambiando las configuraciones.
- Prefijo: Puedes añadir un texto de prefijo que acompañará al ID del caso. Deberías de configurar el prefijo según el tipo del caso.
- Mostrar en responsable: Puedes hacer que el caso sea asignable a usuarios únicamente, grupos únicamente o tanto a grupos como usuarios.
- Asignación a los usuarios conectados: Si esta opción se encuentra activa, los nuevos casos se asignarán automáticamente a todos los usuarios conectados en el CRM.
- Asignación automática de grupo: Si esta opción se encuentra activa, los nuevos casos se asignarán automáticamente a todos los grupos.
Edición de permisos en los parámetros de los casos #
La siguiente parte corresponde a la configuración de permisos para cada perfil en cada campo:
- Puedes editar los permisos relacionados con: el responsable del caso, estado, historial, empresas, contactos, descripción, prioridad, solución y dependientes.
- Cada tipo de permiso tiene su botón de “Editar”.
Al dar clic en “Editar” en un permiso te saldrá la siguiente configuración:
- Selecciona el perfil de usuario al cual le deseas otorgar permisos.
- Selecciona qué tipo de permiso querrás asignarle.
- Selecciona si deseas que solo pueda ver, editar u ocultar.
- Da clic en el botón “+” para añadir el permiso.
- En la parte inferior se van listando los permisos otorgados según el perfil de usuario.
- Da clic en el botón “Confirmar” para aplicar los cambios.
Edición de estados del caso #
En esta parte se crean y modifican los estados para establecer la situación en la que se encuentra cada caso.
- En “Nombre” escribe el título del nuevo estado.
- En “Condición” selecciona si para establecer un caso en dicho estado, debería estar abierto o cerrado.
- Puedes seleccionar un estado predeterminado para todo nuevo caso que se vaya a crear.
- En la parte inferior se listan los estados que has creado. Cada estado tiene a su lado izquierdo una casilla que se permite seleccionar y aparecerá un ícono de caneca de basura para eliminar el estado.
Edición de estados del caso #
En esta parte puedes crear o modificar las opciones de prioridad disponibles para cada caso.
- Escribe un título para la prioridad.
- Establece qué cantidad máxima de minutos tendrá un agente para resolver el caso establecido con dicha prioridad.
- Establece una prioridad predeterminada para todo caso nuevo que se cree.
- En la parte inferior se listan las opciones de prioridad creadas para los casos.
Guardar cambios #
Para aplicar todo cambio realizado en esta sección de predeterminado deberás dar clic en el botón “Editar”.
Configuración de las notificaciones #
En la sección “Notificaciones” puedes configurar todo lo relacionado con la notificación de los casos. Según la configuración, podrás hacer que a los distintos perfiles les lleguen notificaciones vía correo electrónico y/o mensaje de texto cada que ocurre algo con respecto a un caso.
Selecciona el tipo de caso al cual le deseas configurar las opciones de notificación.
- En “Tipo” puedes cambiar el tipo de caso al cual le estás modificando los ajustes de notificaciones.
- En “Eventos” puedes cambiar el evento al cual le estás modificando los ajustes de notificaciones. Un evento en este módulo es aquella situación que debe ocurrir para aplicar una notificación, por ejemplo, que el caso esté abierto, cerrado, vencido, esté venciéndose, cambia de responsable, el cliente reabre el caso o alguien agrega un comentario.
- En “Plantillas” selecciona la plantilla de correo electrónico que deseas que se envíe como notificación ante un evento en cada caso.
- Puedes activar la opción para que el responsable del caso reciba una notificación ante un evento del caso.
- Puedes activar la opción para que el propietario del caso reciba una notificación ante un evento del caso.
- Puedes activar la opción para que el contacto del caso reciba una notificación ante un evento del caso.
- Puedes activar la opción para que uno o varios grupo reciba una notificación ante un evento del caso.
- Activa la opción de “SMS” para que se envíe una notificación vía mensaje de texto a la determinada persona o grupo.
- Debes añadir un prefijo y un token de acceso en wolkvox Manager.
- Activa la opción de “Correo para que se envíe una notificación vía correo electrónico a la determinada persona o grupo.
- Da clic en “Editar” para aplicar cambios.
Configuración de apertura de casos #
En esta sección puedes personalizar y definir cómo se gestionan los casos reabiertos en la operación. Podrás garantizar que los casos reabiertos se manejen de manera coherente y eficiente, asegurando una experiencia de usuario sólida y un flujo de trabajo bien gestionado.
Para acceder al apartado de configuración de apertura de casos sigue los siguientes pasos:
- Entra en la pestaña “Reabrir” del menú lateral izquierdo del módulo de casos.
- Se listarán todas las opciones para configurar la apertura de casos.
- Tipo de caso: Selecciona el tipo de caso al cual se le aplicarán las configuraciones de reapertura. Esto te permite adaptar las reglas de reapertura según los diferentes tipos de casos existentes.
- Estado de cierre y apertura: Define los estados en los que se considera como caso cerrado y el nuevo al que se debe cambiar cuando se reabra. Esto garantiza que los casos reabiertos sean fácilmente identificables y gestionables.
- Descripciones: Proporciona descripciones que se mostrarán en diversas situaciones, como cuando un caso está abierto, no se encuentra o ha pasado el periodo de reapertura.
- Se pasó de los días en que se puede abrir el caso: Puedes ingresar el número de días después de los cuales no será posible reabrir el caso. Esto establece un límite para la reapertura de casos.
- Logo de reapertura: Puedes proporcionar un enlace público a una imagen que se mostrará junto a la opción de reabrir casos, lo que ayuda a identificar visualmente esta funcionalidad.
- Link para reabrir casos: Aquí obtendrás un enlace que permitirá a los usuarios reabrir casos. El enlace incluye información específica como el identificador del caso y el usuario que lo creó.
Nota: No olvides dar clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Módulo de preguntas frecuentes (FAQs) #
Este módulo tiene el objetivo de proporcionar respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes. Mediante este puedes ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia gracias a la ayuda que proporciona una documentación completa para responder rápidamente a las preguntas repetitivas.
Campos predefinidos #
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin posibilidad de eliminarlos:
- Pregunta.
- Respuesta.
Las preguntas frecuentes se verán de la siguiente manera:
Módulo de cobranzas #
Este módulo permite gestionar los registros relacionados con cobranzas o cartera. Permite a los perfiles manejar eficientemente los pagos y facturas pendientes de los clientes. Da un correcto seguimiento de estos mediante wolkvox CRM.
Campos predefinidos #
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin posibilidad de eliminarlos:
- Nombre.
- Teléfono.
- Correo.
- Deuda total.
- Vencido.
- Por vencer.
Configuración predeterminado #
En la sección “Predeterminado” del módulo de cobranzas tienes las siguientes pestañas:
- Acciones.
- Campaña.
- Obligaciones.
- Registros inactivos.
- Administrar reglas obligaciones.
Acciones #
La pestaña “Acciones” permite configurar varias opciones importantes para las acciones a realizar por parte del agente en los registros del módulo de cobranzas.
- Habilitar WhatsApp: Añade un botón que permite enviar un mensaje de WhatsApp al cliente, cuando se está gestionando un registro.
- Habilitar Correo: Añade un botón en la sección de cada registro que permite enviar un mensaje vía correo electrónico al cliente.
- Habilitar Mensajes: Añade un botón en la sección de cada registro que permite enviar un mensaje de texto al cliente.
- Habilitar Llamada: Añade un botón en la sección de cada registro que permite llamar al cliente.
- Unique tipification: Al tipificar una cobranza, automáticamente se tipificarán todas las obligaciones en una.
Campaña #
Son gestiones que se realizan cuando se disparan las campañas, es decir si hay gestiones desde la campaña pero no en el crm, va a ir a consultarlas con esos id’s y va a traer esa información al registro.
Añade identificadores de la campaña de forma manual. Esto se ve reflejado en el módulo de gestiones y en las gestiones de la cobranza que se hayan hecho desde la campaña.
Obligaciones #
En la pestaña obligaciones puedes modificar los campos y permisos de cada perfil para acceder a estos campos de las obligaciones. Allí es donde los agentes gestionan cada obligación de cada cobranza.
Nota: Es importante que tengas presente que llenar el campo “Nombre” por parte del agente es requisito para tipificar completamente el registro. Por lo tanto, deberás otorgar permiso de edición a los perfiles que van a gestionar cobranzas.
Registros inactivos #
Esta opción permite ver registros a un tipo de perfil específico según el estado en el que se guarde el registro.
- Entra en la pestaña “Registros inactivos”.
- En “Campo” selecciona un campo tipo lista de tu módulo de cobranza. Tenga en cuenta que esta funcionalidad solo está disponible si tienes mínimamente un campo de tipo lista creado en su módulo.
- En “Valor” selecciona la opción de la lista que tiene que ver con registros inactivos.
- En “Perfiles” selecciona los perfiles de tu operación que podrán ver los registros inactivos.
Reglas de campos combinadas #
- Las reglas de campos combinadas permiten ajustar la interacción del usuario en formularios según sus selecciones. Las reglas combinadas tendrán una secuencia de condiciones para mostrar un valor en los campos de tipo “lista”.
- Esta novedad solamente se encuentra disponible en los campos tipo lista del módulo de cobranzas.
- Con esta novedad se optimiza la experiencia de usuario y recopilación de datos.
- Los requisitos para obtener esta funcionalidad son:
- Tener dos campos tipo “lista”.
- Después del requisito anterior puedes acceder a la pestaña “Administrar reglas combinadas”.
Filtro de información #
Con este nuevo permiso, los agentes podrán realizar búsquedas a través de filtros en el módulo de cobranzas.
Anteriormente solo los administradores tenían acceso a esta herramienta de filtrado, por lo cual, con esta novedad se da un mayor control en la búsqueda, más autogestión y mejor administración de registros por parte del agente.
Recuerda que para ir a editar los permisos de los módulos debes seguir la siguiente ruta: Configuración ► Usuarios ► Perfiles ► Seleccionar perfil ► Básico ► Activar la casilla de “Filtrar información” en el módulo de cobranzas o collections.
Importante: Esta novedad no aplica para todas las cobranzas que se hayan gestionado antes del 2024/07/31.
El agente tendrá el botón “Buscar” para iniciar el filtrado de la información.
También se podrán ver los campos de las obligaciones.
Activar o inactivar obligaciones #
Con esta configuración podrá visualizar únicamente las obligaciones que están activas o que requieren atención.
El uso de esta nueva funcionalidad se da por medio de la carga masiva.
En el listado de obligaciones se mostrará la cantidad total de obligaciones y la cantidad de obligaciones que están establecidas como inactivas.
Por supuesto se mostrará el listado de obligaciones que están marcadas como activas para la pronta gestión de estas.
Lo primero que se debe hacer es crear un campo tipo lista con las opciones de activo e inactivo.
En la configuración del módulo de cobranza se establece el campo a ocultar que será el que tenga la opción de inactivo.
En el archivo de la carga masiva se establece la columna que definirá el estado activo o inactivo de cada cliente.
En la validación de los campos se deberá verificar la correcta identificación de los campos por parte de la plataforma.
Módulo de posibles clientes #
Este módulo permite gestionar clientes potenciales, es decir, que muestren interés en sus productos o servicios. Ayuda a las empresas a organizar y dar seguimientos a las interacciones con los prospectos.
Convertir #
El botón “Convertir” lleva a la sección donde se debe relacionar o vincular los campos indicados del módulo de posibles clientes con los módulos de “Empresas”, “Contactos” y “Oportunidades”.
Antes de entrar a esta sección, debes asegurarte de tener esos mismos campos en los tres módulos mencionados anteriormente.
La finalidad de esta sección es vincular los campos entre los módulos para no tener que ingresar la información individualmente una vez los clientes dejan de ser solo clientes potenciales sino que pasan a ser clientes fijos.
En la tabla de conversión se listan los campos que tienes en el módulo de “Posibles clientes”, cada uno tiene al frente, los campos con los que se relacionaría en los módulos de “Empresas”, “Contactos” y “Oportunidades”. Selecciona en cada uno el campo a vincular mediante el menú desplegable.
En la pestaña “Predeterminado” existen dos configuraciones importantes a tener en cuenta:
- Puedes asignar los posibles clientes que se agreguen a todo los usuarios que se encuentren conectados en el CRM.
- Puedes asignar la gestión de posibles clientes a todos los usuarios que se encuentren vinculados a un grupo de usuarios en específico.
- Si la anterior opción se encuentra activa, debes seleccionar el grupo que deseas que gestione los posibles clientes.
- Da clic en “Guardad” para aplicar los cambios.
Módulo de oportunidades #
Este módulo tiene la finalidad de registrar el seguimiento a las oportunidades de venta potenciales. Registre y monitoree cada oportunidad de venta, incluyendo el estado actual de la oportunidad, contactos involucrados, productos o servicios en cuestión y la fecha límite para cerrar la venta. Gracias a las herramientas generales de wolkvox CRM como lo son las tareas, recordatorios y demás actividades, no dejarás perder una oportunidad de venta.
Campos predefinidos #
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:
- Nombre.
- Contacto.
- Empresas.
- Importe.
- Importe esperado.
- Fecha cierre de negocio.
- Adjunto.
Configuración de las fases #
En el botón “Fases” podrás configurar las opciones de fases que contendrán los registros en este módulo, es decir, especificar a cada registro en qué fase de la oportunidad de venta se encuentra, como por ejemplo, en fase de contacto, fase de presentación del producto/servicio, fase de venta exitosa, entre otros. Todo depende de la terminología usada en su operación.
- Entra en la configuración de las fases.
- Escribe el nombre de cada fase.
- La probabilidad calcula el importe esperado del negocio. Asigna la probabilidad que corresponde a cada fase. Las fases con estado “Activo” tendrán siempre el 100% de probabilidad sin posibilidad de cambio.
- Asigna el estado correspondiente a cada fase.
- El botón “+” permite agregar más fases.
- Da clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Módulo de productos #
Este módulo tiene el objetivo administrar y realizar seguimiento a los productos que ofrece la empresa a sus clientes. Aquí puedes mantener un registro detallado de los productos y servicios ofrecidos, lo que aumenta la eficiencia y eficacia en la gestión de ventas y mejorar la satisfacción del cliente.
Campos predefinidos #
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:
- Nombre del producto.
- Código del producto.
- Producto activo (botón switch).
- Categoría del producto.
- Type_payment o tipo de pago.
- Tasa de comisión.
- Cantidad en existencia.
- Impuesto.
Nota: Luego de los campos, se añade una sección donde se pueden gestionar los precios del producto clasificado según las necesidades. La idea de esta sección es también separar los precios según el lugar de venta y la moneda aceptada en dicha ubicación. Esta herramienta es útil para las empresas que ofrecen una variedad de productos y/o servicios personalizados o que tienen una variedad de opciones que pueden afectar el precio final de la compra.
Módulo de cotizaciones #
Este módulo permite a los agentes generar y gestionar cotizaciones para sus clientes de manera personalizada, efectiva y eficiente. Además, las empresas podrán ofrecer experiencias de compra personalizada y eficiente para sus clientes.
Campos predefinidos #
En este módulo encontrarás los siguientes campos sin la posibilidad de eliminarlos:
- Contacto.
- Empresas.
- Oportunidad.
- Correo.
- Status.
- Asunto.
- Observaciones.
- Válido hasta.
- Descripción.
- Propietario.
- Precio cotización.
- Detalle de la oferta.
- Términos y condiciones.
Módulo de previsiones (Forecast) #
Este módulo se utiliza para prever las ventas futuras y planificar las estrategias del periodo en base a los resultados esperados. El módulo toma en cuenta los valores objetivos y los datos históricos de las oportunidades de negocio para predecir las ventas esperadas en un periodo futuro bien sea mensual, trimestral o semestral. Con esta herramienta, los equipos de ventas podrán planificar y organizar actividades para alcanzar los objetivos de venta establecidos, a través de la recopilación de información más el análisis de datos.
Módulo de reportes #
Este módulo permite generar informes basados en los datos almacenados en los diferentes módulos del CRM. Estos informes ofrecen una representación estructurada y resumida de la información, lo que facilita la toma de decisiones informadas y el análisis de los datos relacionados con las operaciones. Para la generación de los reportes se permite la generación de informes por módulos, filtros de información, selección de campos deseados, filtrado por fechas, condiciones de búsqueda (incluyendo operadores lógicos) y personalización avanzada.
- En la esquina superior derecha puedes identificar el correo del usuario con el que estás consultando el módulo de reportes.
- El botón “Agregar” permite crear algún reporte deseado.
- En el menú lateral izquierdo (resaltado) puedes consultar cada reporte generado. Puedes ver desde todos los reportes hasta los reportes por módulo.
- En la parte central se listan los reportes generados según la opción seleccionada en el menú lateral izquierdo.
- Tienes a tu disposición un campo de búsqueda por nombre del reporte.
En el extremo derecho de cada reporte se encuentra el botón para descargar el respectivo reporte.
Creación de nuevo reporte #
Después de dar clic en “Agregar” aparecerá la ventana emergente para crear un nuevo reporte.
- En la pestaña “Configuración” están las opciones principales para crear el nuevo reporte.
- Escribe un nombre para identificar el reporte que vas a generar.
- Como campo opcional puedes describir el reporte para dar una información previa de lo que trata.
- Selecciona el módulo del cual deseas generar el reporte.
- Selecciona los campos del módulo anteriormente seleccionado que deseas incluir. En “Campos disponibles” se listan todos los campos que puedes añadir al reporte según el módulo seleccionado y en “Campos seleccionados” se listan los campos incluidos en el reporte. Puedes agregar o quitar campos mediante las flechas ubicadas entre las dos áreas y cada campo tiene su casilla de selección para agregar o quitar.
- En “Campo de filtro” puedes filtrar el reporte por fecha de creación de los registros o por su fecha de modificación.
- En “Filtro de fecha” seleccionas mediante el calendario, el rango de fechas para que el reporte incluya los registros creados o modificados en ese rango de fechas establecido. Por lo tanto, esta configuración de calendario depende también de lo seleccionado en “Campo de filtro”. Hay unos filtros de fechas rápido que permite seleccionar la última semana, último mes, últimos 3 meses, año actual, último año, primer trimestre, segundo trimestre, tercer trimestre o cuarto trimestre.
Nota: Antes de cerrar esta ventana de “Agregar un nuevo reporte” deberás dar clic en “Guardar” sino se perderá la configuración realizada.
- En la pestaña “Filtros avanzados” puedes añadir condicionales según la información en los campos disponibles.
- En el área resaltada en la siguiente imagen se listan las condiciones. Esta funciona como una jerarquía en donde puedes seleccionar una condición y construir la jerarquía según tus necesidades. Para agregar una condición deberás tener seleccionada una del listado. Si no has creado la primera deberás seleccionar “Start”.
- Luego de tener seleccionada la condición da clic en “Agregar” o “Eliminar” según lo que necesites.
- Al dar clic en “Agregar” para añadir una condición a la jerarquía deberás configurar las siguientes opciones:
- En “Nombre” escribe el nombre del campo a condicionar. También hay dos opciones “AND” y “OR”, estos permiten usar dichos operadores para crear consultas más complejas y precisas.
- En “Operador” selecciona cómo deseas condicionar la búsqueda de la información en el campo seleccionado. Puedes seleccionar “Contiene”, “Diferente”, “Vacío” o “Valor exacto”.
- Da clic en “Confirmar” para agregar el elemento a la jerarquía.
En la pestaña “Vista previa” puedes previsualizar cómo quedará la tabla del reporte con datos reales extraídos de los campos.
Nota: No olvides dar clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Módulo de paneles de información (Dashboard) #
Dentro del módulo de “Paneles de Información” en nuestro sistema CRM, se proporciona la capacidad de agregar gráficos y medidores de objetivos para visualizar y analizar datos de manera efectiva. Al crear un gráfico en un panel de información, los usuarios tienen acceso a varias opciones de configuración que permiten personalizar la apariencia y la presentación de la información.
Atributos comunes entre módulos #
Algunas secciones de la configuración de cada módulo están disponibles en varios tipos de módulo.
Probar validaciones #
Todos los módulos en la sección “Campos” tienen un botón llamado “Probar validaciones”, este permite hacer una prueba rápida de los campos que requieren algún valor ingresado o una restricción como un límite de caracteres.
Configuración de las acciones de formulario #
En la sección “Acciones de formulario” se gestionan los posibles eventos que puedan ocurrir en el módulo y qué acciones tomar. Por ejemplo, aquí podrías hacer que se envíe un correo cada que se cree un nuevo registro, o consumir una API cada que se edite un registro, conectarse a un routing point de tipo CRM + Wehbook en wolkvox Manager, etc.
Nota: Si deseas usar la acción de conectarse a una API, esta deberá ser de tipo GET y POST.
En el módulo de casos, debes seleccionar el tipo de caso al cual le deseas agregar o modificar acciones de formulario.
- Escribe un nombre para identificar la acción.
- Agrega una descripción que detalle acerca de lo que realiza la acción.
- En “Evento” selecciona qué es lo que debe ocurrir para que el sistema ejecute la acción establecida en el siguiente campo. Las opciones de evento son: crear un nuevo registro, editar un registro existente y eliminar un registro.
- En “Acciones” selecciona qué lo que se va a ejecutar una vez ocurra el evento seleccionado anteriormente. Las opciones de acciones son: crear un registro en otro módulo, enviar correo, conectar una API y conectarse a un Routing Point.
- Esta configuración es opcional. En “Condiciones” puedes añadir condicionales y establecer que para poder que se ejecute la acción se debe cumplir con los requerimientos puestos aquí. Por ejemplo, podrías hacer que solo se ejecute la acción si el nombre del propietario tiene cierto valor o si el nombre del estado del caso contiene un valor en específico como “Solucionado”.
- En la parte inferior se listan las opciones de configuración según la acción seleccionada.
- Si seleccionaste “Crear un registro en otro módulo” deberás seleccionar el módulo en el cual deseas que se cree un nuevo registro y llenar los campos que aparecen.
- Si seleccionaste “Enviar correo” aparece un campo para seleccionar la plantilla de correo a enviar. Estas plantillas se crean en “Configuración > Personalizar > Plantillas Correo.
- Si seleccionaste “Conectar una API” podrás conectarte a una API mediante el método GET y POST.
- Si seleccionaste “Routing Point” deberás escoger el routing point (de tipo CRM + Webhook) que ha sido configurado en tu wolkvox Manager para vincularse a esta acción.
- No olvides dar clic en “Editar” para guardar los cambios.
Presentación del módulo – Configuración de la visualización del módulo #
En la sección “Presentación del módulo” se configura cómo se visualizará el apartado de inicio de cada módulo para todo perfil que ingrese a estos. Configura esta opción dependiendo de qué columnas de información deseas que se visualice al consultar la información general del módulo.
- Ingresa a la sección “Presentación del módulo” del módulo.
- Selecciona del menú desplegable los campos que deseas que se muestren en la tabla de presentación del módulo.
- En “Vista previa” previsualizas cómo se visualizará la tabla.
- Da clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.
Pestaña “Social” #
En esta pestaña puedes integrar las interacciones de correo electrónico, Facebook, Instagram, WhatsApp, Chat Web, llamadas y mensajes.
Nota: Para activar esta opción deberás tener mínimamente un campo tipo email o teléfono en el módulo.
- Debes activar el botón resaltado en la siguiente imagen para habilitar la sección “Social”.
- En cada servicio Email, Facebook, Instagram, WhatsApp, Web, Llamadas y Mensajes debes relacionar su respectivo campo creado.
- Da clic en el botón “Confirmar” para guardar los cambios.
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Integración de correo electrónico #
Una vez tengas al menos un campo de tipo email podrás configurar los campos asociados:
- Entra en la pestaña “Email”.
- Selecciona los campos tipo “email” creados en el módulo.
- Da clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.
Preferencias de “Guion” #
Permite agregar un guion al módulo con el fin de indicarle al agente cómo hacer seguimiento a la gestión del cliente en el módulo. Como su nombre lo indique es un libreto para que el agente siga el paso a paso y no se pierda de ningún detalle durante la gestión del cliente.
Debes tener conocimiento básico en HTML y JavaScript para diseñar un guion para los agentes.
Da clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte inferior para aplicar los cambios.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de guion:
Tipificar o codificar registros #
La tipificación permite clasificar las interacciones, registros o eventos que sucedan en nuestro CRM con el fin de dejar un registro en la base de datos acerca de lo que sucedió o cuál fue la conclusión de esa interacción, registro o evento.
Añade y edita opciones de tipificación para los perfiles #
En la sección “Administrar botones” se gestionan las opciones de tipificación que tendrán disponibles los perfiles que operan la relación con el cliente.
Los módulos que tienen esta opción son: Cobranzas, Contactos, Cotizaciones, Empresas, Gestiones, Oportunidades, Posibles Clientes, Preguntas frecuentes, Productos, Proyectos, los módulos personalizados y las campañas.
- Entra en la sección “Administrar botones” del módulo deseado.
- Define el nombre del botón de tipificación que verá el agente.
- Establece la posición del botón, bien sea a la derecha o izquierda de la pantalla. Este se ubicará en la parte superior de la pantalla, antes del formulario de los registros.
El objetivo principal es crear un árbol de tipificación para mantener organizado y clasificados los diferentes procesos y acciones que se realicen en el CRM.
- En el área resaltada se listan las opciones de tipificación creadas. Mínimamente debe de haber una opción.
- Los campos “Valor”, “Descripción” y “Tipificar y listo” se editan para cada una de las opciones de tipificación creadas.
- Importante: Se debe de llenar estos campos, sino no funcionará la tipificación.
- Puedes activar tres opciones: “Ocultar tipificación telefónica”, “Tipificar y ACW” y “Solo tipificar en CRM”.
- Da clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Si das clic derecho a cada opción, se listarán tres opciones:
- Crear: Crea una nueva opción de tipificación hijo del elemento seleccionado.
- Renombrar: Cambia el nombre de la opción.
- Remover: Elimina el elemento. Si hay elementos hijos, estos se eliminarán también.
Aquí puedes ver un ejemplo de las opciones de tipificación creadas para el módulo de cobranzas (collections). El agente tendrá todas estas opciones de tipificación.
El deber del agente es usar el botón de tipificación adecuado según el resultado de la gestión que realizó. Así, los administradores podrán adquirir información acerca de lo que sucede en la operación.
Módulos relacionados #
Esta sección permite ver los módulos que tienen vinculación al módulo seleccionado mediante campos relacionados.
En la tabla puedes ver qué módulos están consultando algún campo del módulo actual.
Campos #
Los campos son los distintos elementos dentro de la base de datos de un módulo del CRM para capturar y guardar datos de los clientes. El administrador de los módulos construirá los campos que necesite y los agentes introducirán allí la información de los clientes.
A continuación podrás ver cada campo que puedes añadir y qué opciones tiene en su configuración.
Dirección #
El objetivo de este campo es crear un espacio para alojar información de tipo dirección.
- En la etiqueta “Opciones por defecto” debes estructurar la dirección. Esta será la forma en que el asesor ingrese la dirección del cliente. Cada espacio que crees se añadirá con la tecla “Enter”.
- En la etiqueta “Opciones” especificas qué formato tendrán los espacios creados.
Cada opción agregada se listará de manera secuencial de izquierda a derecha.
En las opciones de tipo “Lista” aparecerá otro recuadro donde debes añadir cada opción de la lista que deseas crear. Esta lista es un menú desplegable donde el agente escogerá la opción requerida. Añade cada opción a la lista apretando la tecla “Enter”.
Casilla de verificación #
Con este campo podrás crear opciones activables y des-activables en el módulo. El usuario del CRM podrá activar varias casillas a la vez.
En las opciones del campo deberás añadir cada una de las casillas que tendrá. Añade cada opción con la tecla “Enter”.
Usuario actual #
Este campo muestra un dato del usuario con el que iniciaste sesión. Es decir, este campo no se relaciona con los clientes sino con los usuarios que acceden al CRM.
La única opción del campo es “Mostrar”, en su menú desplegable deberás seleccionar el elemento que deseas mostrar. Puedes establecer que se muestre el documento del usuario, correo, nombre, extensión o tipo de perfil asignado.
Moneda #
Este campo permite añadir una cantidad de dinero en una moneda seleccionada. Si selecciona una divisa que no sea la local, se convertirá a la moneda local según la tasa de cambio establecida en la configuración de divisas.
Fecha #
Permite añadir un campo de tipo fecha en un formato especificado.
- Selecciona en qué formato de fecha se mostrará. Están las siguientes opciones:
- YYYY-MM-DD.
- YYYY-DD-MM.
- DD-MM-YYYY.
- MM-DD-YYYY.
Fecha y hora #
Permite añadir un campo de tipo fecha incluida la hora en un formato especificado.
- Selecciona en qué formato de fecha y hora se mostrará. Escoge entre las siguientes opciones:
- YYYY-MM-DD HH:mm:ss
- YYYY-DD-MM HH:mm:ss
- DD-MM-YYYY HH:mm:ss
- MM-DD-YYYY HH:mm:ss
- HH:mm:ss YYYY-MM-DD
- HH:mm:ss YYYY-DD-MM
- HH:mm:ss DD-MM-YYYY
- HH:mm:ss MM-DD-YYYY
- wolkvox. El formato de fecha y hora de la opción “wolkvox” es el siguiente: YYYY-DD-MM HH:mm:ss. Este debe usarse para el consumo de API.
Descripción #
Permite escribir texto en un espacio vacío. En las configuraciones de este campo se permite parametrizar una cantidad mínima y máxima de caracteres.
- En “Longitud mínima” debes establecer la cantidad mínima de caracteres que se requiere colocar en este campo.
- En “Longitud máxima” debes establecer la cantidad máxima de caracteres que se requiere colocar en este campo.
Correo #
Este campo permite ingresar una dirección de correo electrónico. Si el sistema detecta que el valor ingresado no es un correo electrónico, no permitirá aplicar cambios.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Lista #
Este campo permite añadir un listado de elementos en un menú desplegable.
En el espacio de “Opciones por defecto” debes añadir los elementos de cada lista. Para añadir cada elemento debes apretar la tecla “Enter”.
Adjuntos #
Permite adjuntar un archivo guardado con alguno de los siguientes formatos: XLSX, CSV, PDF, JPG, JPEG, PNG, BMP, DOCX, DOC, MP4, AVI, WMV, MP3 y WMA.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Listar usuarios #
Este campo permite crear un menú desplegable donde se puede seleccionar un usuario del CRM vinculado al módulo.
Este campo no posee opciones de configuración adicionales.
Lista de selección múltiple #
Permite añadir un menú desplegable donde se puede seleccionar uno o varios elementos.
En el espacio de “Opciones por defecto” debes escribir cada una de las opciones que quieres que aparezcan, cada una de estas opciones se añade con la tecla “Enter”.
Número #
Este campo añade un espacio donde se puede añadir un número. Este campo no permite insertar letras ni caracteres especiales. Únicamente permite números.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Opción de radio #
Permite añadir una lista de opciones donde solamente se puede seleccionar una de ellas.
En el espacio de “Opciones por defecto” debes escribir cada una de las opciones que quieres que aparezcan, cada una de estas opciones se añade con la tecla “Enter”.
Aleatorio #
Permite generar un conjunto de caracteres ya sea alfanumérico, solo números o solo letras.
- Establece la cantidad de caracteres que deberá tener el conjunto.
- Activa la opción “Editable” si deseas que se pueda editar el conjunto de caracteres generados.
Interruptor #
Permite añadir un botón tipo switch o botón activable y des-activable.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Teléfono #
Permite añadir un campo donde se deberá ingresar un número telefónico al cual es posible realizar una llamada gracias a un botón.
- Se debe seleccionar el indicativo del país al cual pertenece el número.
- Escribe el número de teléfono.
- Este botón permite llamar al número ingresado.
- Este botón sirve para copiar el número al portapapeles del sistema operativo.
El campo tiene la configuración de “Prefijo para llamada” donde puedes añadir un prefijo que usará el sistema al marcar el número.
Texto #
Permite añadir un espacio para colocar texto.
- Establece un mínimo de caracteres que se deberá digitar en el campo.
- Establece un máximo de caracteres que se deberá digital en el campo.
Hora #
Permite añadir un campo de tipo hora.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Único #
Permite añadir un campo en el cual el valor ingresado al insertar un nuevo registro no podrá cambiarse. Su valor será único para cada registro. En otras palabras, para cada registro del módulo, el valor de ese campo debe ser diferente.
Al lado derecho hay un ícono de lupa que le permite al agente verificar que el valor que está ingresando no ha sido utilizado en otro registro.
URL #
Permite añadir un campo para colocar una dirección web.
- En el espacio señalado se ingresa la URL.
- Este botón permite ir a la URL ingresada usando la misma pestaña del navegador.
- Este botón sirve para copiar la URL ingresada.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
Búsquedas #
Este campo permite buscar y obtener un registro en otro módulo del CRM.
Para operar un campo de este tipo, el agente deberá dar clic al ícono con forma de lupa y luego aparecerá una ventana emergente en la que se debe seleccionar el registro deseado.
En el campo aparecerá el registro seleccionado y un botón para ver el registro en su módulo. Esto permite comprobar la data.
Separador #
Este permite añadir un separador que contiene dos líneas a los lados y un texto en la mitad. Se usa principalmente con motivos estéticos.
Este campo no tiene opciones de configuración adicionales.
#
Tabla #
Con este campo puedes construir una tabla que capture información. Dentro de esta tabla pueden haber opciones de tipo lista y texto.
- Los textos que coloques en “Opciones por defecto” serán las columnas de la tabla. Añade cada una presionando la tecla “Enter”.
- En la etiqueta “Tabla” se previsualiza la tabla y se le especifica qué tipo de opción tendrá cada columna. Puede ser de tipo lista o texto. En el tipo “Lista” debes añadir cada opción disponible presionando la tecla “Enter”.
Encriptado #
- Este campo ocultar el valor que contiene él mismo con la finalidad de proteger la visualización de visitantes no autorizados.
- Si deseas que un tipo de perfil pueda ver el contenido del campo “Encriptado” debes otorgar el permiso de editar para el perfil deseado.
- Gracias a este novedad se brinda una capa adicional de seguridad al ocultar datos sensibles de los registros en sus módulos del CRM.
En la ventana de configuración del campo de tipo “Encriptado” puedes configurar lo siguiente:
- En tipo debes tener “Encriptado” como tipo de campo.
- En “Número de valores a mostrar” puedes establecer la cantidad de valores que deseas que se puedan previsualizar del campo. Por ejemplo puede servir para que un agente vea los primeros o últimos valores del registro. Puedes colocar 0 (cero) para establecer que no deseas mostrar ningún valor.
- En “Posición del encriptado” seleccionas si los valores a mostrar serán los primeros (izquierda) o los últimos (derecha).
Campo combinado #
Permite establecer relaciones entre los valores de múltiples campos para producir un resultado específico.
En la configuración del campo, estableces los campos que estarán combinados. Según el orden en el que añadió los campos a combinar, se reflejará en el resultado de la combinación.
Gracias a este nuevo campo se obtiene mayor facilidad en la gestión.
Permisos de campos #
Puedes asignar permisos a ciertos perfiles sobre cada campo que tengas en el módulo de CRM seleccionado.
- Selecciona el perfil al cual le deseas asignar un permiso.
- Selecciona el permiso deseado. Puede ser:
- Sólo ver: El usuario con el perfil asignado solamente podrá ver el dato establecido en el campo.
- Editar: El usuario con el perfil asignado podrá editar la información guardada en el campo.
- Ocultar: El usuario con el perfil asignado no podrá visualizar el campo.
Cuando termines de agregar los permisos para el campo no olvides dar clic en “Confirmar” para aplicar y guardar los cambios.
- Aquí se listarán todos los permisos que han sido asignados a los perfiles.
- Puedes eliminar cada permiso que hayas asignado.
Crear campos dependientes #
Los campos dependientes son elementos que están interconectados de tal manera que las opciones o valores disponibles en uno de los campos se ajustan o se determinan en función de las selecciones realizadas en otro campo seleccionado. Es decir, la selección en un campo influye en las opciones disponibles en otro campo.
Por ejemplo, en un formulario de registro de productos, podrías tener un campo para seleccionar la categoría del producto y otro campo para seleccionar la subcategoría del producto. Si el agente elige “Electrónica” en el campo de “Categoría”, las opciones disponibles en el campo de “Subcategoría” podrían limitarse a “Teléfono”, “Computadoras”, etc. Esto es un ejemplo de campos dependientes, donde la elección en un campo afecta las opciones en otro.
Nota: Para poder configurar campos dependientes dentro de un módulo se debe tener 2 o más campos de tipo lista.
Para configurar la dependencia de campos sigue los siguientes pasos:
- Entra en la sección “Administrar reglas”.
- Entra en la pestaña “Dependientes”.
- Selecciona la lista padre de la cual se desprenderán las opciones para la lista dependiente. La lista seleccionada en la opción “Lista dependiente” mostrará las opciones según la lista padre seleccionada.
Una vez termines de configurar las dependencias tendrás:
- En la sección “vista previa” se listan todos los campos dependientes. Puedes ver las listas padre que tienen campos dependientes y cuáles son esos campos. Además, cada dependencia tiene su respectivo botón para editar sus campos. También tienes disponible las casillas de verificación mediante las cuales puedes borrar los campos dependientes seleccionados.
- No olvides dar clic en “Confirmar” para guardar y aplicar los cambios hechos.
Nota: Si das clic en el botón “Regresar” irás a la pantalla de inicio de la pestaña “Dependientes”, pero debes primero asegurarte de guardar los cambios.
Una vez regreses a la pestaña “Dependientes” podrás notas que ahora se lista la dependencia configurada. Puedes añadir más dependencias en un solo módulo, además de poder editar las ya creadas. También tienes a tu disposición las casillas de verificación en cada dependencia para eliminar las dependencias seleccionadas.
Crear reglas de campos #
Esta característica permite configurar reglas y acciones que pueden afectar la visibilidad, obligatoriedad y los valores de los campos en un módulo de tu CRM. Gracias a ello se puede lograr una experiencia más personalizada para la entrada de datos y mejorar la consistencia de la información al crear un registro.
En el siguiente ejemplo se usará el módulo de cotizaciones, en donde al crear un registro, si seleccionas el valor “Cliente existente” en el campo “Tipo de cliente” se mostrará el campo llamado “Cliente existente”. Si seleccionas otro valor en el campo “Tipo de cliente” nunca se mostrará el campo “Cliente existente”.
Estando dentro del módulo en el cual deseas configurar reglas de campos sigue los siguientes pasos:
- Entra en la sección “Administrar reglas”.
- Entra en la pestaña “Reglas de campos”.
- Campo principal: Aquí debes seleccionar un campo que puede ser de tipo lista o no.
- Valor: Si el campo principal es de tipo lista, aquí se mostrarán los valores disponibles para aplicar la acción a ejecutar. También puedes ingresar valores de forma manual si el campo principal no es de tipo lista.
- Campos relacionados: Esta opción te permite seleccionar otro campo del mismo módulo que se verá afectado por las reglas que estás configurando.
- Acción a ejecutar: Puedes seleccionar una de las tres acciones para aplicar cuando se cumplan las condiciones: “Mostrar campo” para hacer visible un campo oculto, “Hacer obligatorio” para requerir la entrada de datos en un campo y “Cambiar valor” para modificar el valor de un campo.
- Si eliges la acción “Cambiar valor”, puedes especificar dos opciones adicionales:
- “Campo relacionado”: Para tomar el valor de un campo relacionado y aplicarlo al campo establecido aquí.
- “Valor adicional”: Para ingresar un valor específico si el campo relacionado no es de tipo lista.
- Si eliges la acción “Cambiar valor”, puedes especificar dos opciones adicionales:
- No olvides dar clic en “Confirmar” para guardar y aplicar la configuración de la regla de campos.
En el área “Vista previa” tendrás la lista de todas las reglas que has añadido al módulo seleccionado. Cada regla tiene su respectiva casilla de verificación que al activarse permitirá borrar la regla. También tienes las columnas que indican el número id de la regla, el campo principal que afecta al campo relacionado, el valor condicional para ejecutar la acción, el campo relacionado con la acción y la acción a ejecutar cuando se cumpla con el valor condicional.
Módulos personalizados #
Los módulos personalizados son aquellos que se construyen para satisfacer necesidades específicas y personalizadas de la operación. A diferencia de los módulos predeterminados, que son componentes estándar de la plataforma (Aunque estos también permiten ser adaptados en la mayoría de sus opciones), los módulos personalizados son diseñados y configurados de acuerdo con los objetivos y requerimientos únicos de tu operación, además de complementar a los módulos predeterminados.
Creación de módulos personalizados #
Es posible crear módulos personalizados con el fin de construir un espacio para satisfacer las necesidades específicas de una empresa y que no están incluidas en los módulos predeterminados del CRM. Gracias a este tipo de módulos puedes personalizar las funcionalidades requeridas en su operación.
- En el campo “Tipo de módulo” selecciona la opción “Personalizar.
- En “Tipo de módulo” selecciona la opción “Predeterminado”.
- Asigna un nombre al módulo. Este campo no permite insertar espacios ni letra “Ñ”. Como alternativa al espacio puedes usar el signo de guion bajo (_).
- En el campo “Plural” escribe el nombre del módulo en plural.
- En el campo “Singular” escribe el nombre del módulo en singular.
- En “Ícono” debes seleccionar el ícono que acompañará al nombre del módulo.
- Da clic en el botón “Confirmar” para aplicar los cambios.
Después de crear el módulo deberás activar los permisos necesarios en cada perfil para ver el módulo y/o gestionarlo.
Gestión de módulos personalizados #
Los módulos personalizados tienen las siguientes configuraciones:
- Campos.
- Administrar reglas.
- Presentación del módulo.
- Social.
- Acciones del formulario.
- Guion.
- Administrar botones.
- Módulos relacionados.
- Alertas.
- Configurar campo de llamada.
- Listar gestiones.
Creación de módulos de tipo campaña #
Las campañas en wolkvox CRM son de tipo preview, es decir, no hay un sistema de marcación automático sino que cada agente deberá gestionar cómo se hará marcación a los clientes que están dentro de la campaña.
Puedes crear módulos personalizados que tengan como objetivo gestionar una campaña que requieras.
- En el campo “Tipo de módulo” selecciona la opción “Personalizar”.
- En “Tipo de módulo” selecciona la opción “Campaña”.
- En “Campos” debes dar clic para desplegar el menú de campos que deseas añadir. Puedes añadir los siguientes campos:
- Tipo de identificación, apellido, edad, sexo, país, estado, ciudad, zona, dirección, teléfono 2, teléfono 3 y otro teléfono.
- Asigna un nombre al módulo. Este campo no permite añadir espacios ni letra “Ñ”. Como alternativa a los espacios puedes usar el signo guion bajo (_).
- Asigna un nombre al módulo en plural.
- Asigna un nombre al módulo en singular.
- Selecciona un ícono que acompañará al nombre del módulo.
- Da clic en “Confirmar” para aplicar los cambios.
Después de crear el módulo deberás activar los permisos necesarios en cada perfil para ver el módulo y/o gestionarlo.
Gestión de módulos de tipo campaña #
Los módulos de tipo campaña tienen las siguientes configuraciones:
- Campos.
- Administración de reglas.
- Presentación del módulo.
- Acciones de formulario.
- Administrar botones.
Campos del módulo #
En la configuración de campos, a parte de los asignados durante la creación del módulo, aparecerá el campo “ID”, “Nombre” y “Teléfono 1”.
Cuando un usuario de tipo “Agente” entra en un módulo de tipo campaña va a visualizar la siguiente sección:
- Registros asignados al usuario.
- Registros sin usuario asignado.
- Total de registros del módulo.
